Le aziende spesso assemblano team per svolgere un compito o un obiettivo specifico. Il progetto procede attraverso diverse fasi e i progressi sono monitorati su base continuativa. I progetti sono guidati attraverso una serie di fasi, dalla definizione del progetto alla valutazione del successo del progetto. La fase di definizione o avvio inizia il processo, con i membri del team identificati e un project manager selezionato. Durante la fase di pianificazione, vengono stabiliti gli obiettivi e vengono assegnate le responsabilità. Il monitoraggio avviene durante la fase di esecuzione, quando il lavoro del progetto è compiuto. La fase finale della valutazione arriva quando il progetto è completato e viene condotta una valutazione per verificare se gli obiettivi sono stati raggiunti.
Informazioni di monitoraggio
Nella fase di esecuzione in cui sono in corso i compiti effettivi del progetto, è fondamentale monitorare le informazioni per tenere traccia di ciò che viene realizzato. Il project manager può facilitare il progetto comunicando con i membri del team e i clienti. Attraverso un monitoraggio pratico, il team leader può assicurarsi che i singoli partecipanti mantengano il piano originale per il progetto e restino focalizzati su obiettivi prestabiliti. Il project manager prende appunti attenti per seguire tutti gli aspetti del progetto e risolvere eventuali problemi.
Progressi di monitoraggio
Il monitoraggio della gestione del tempo viene eseguito dal project manager per assicurarsi che le scadenze vengano rispettate mentre il progetto avanza. Gli orari vengono utilizzati per monitorare il tempo impiegato dai membri del team per le attività all'interno del progetto. Il capo squadra è in grado di identificare e risolvere qualsiasi problema di gestione del tempo insorto.
Monitoraggio del budget
La gestione dei costi viene eseguita dal project manager per assicurarsi che il progetto arrivi o meno. I costi all'interno del progetto sono identificati e le spese vengono approvate prima di un acquisto. Il project manager conserva un record centrale di tutti i costi sostenuti dal progetto. Può quindi determinare se le spese sono adeguatamente preventivate e, in caso contrario, concedere un'approvazione speciale per le spese necessarie.
Monitoraggio della qualità
Per monitorare efficacemente la qualità man mano che il progetto avanza, il team e il project manager devono definire le linee guida sulla qualità prima della fase di esecuzione. Una volta che il team leader sa come misurare la qualità, può agire per misurare la qualità dell'output della squadra, identificare eventuali problemi di qualità e apportare i miglioramenti necessari.
