La gestione del progetto si riferisce in generale al processo e alle attività correlate di pianificazione, organizzazione e controllo delle risorse per raggiungere obiettivi specifici. I progetti sono generalmente limitati da fattori come la portata, il budget e il tempo, e richiedono la funzione di gestione del progetto per ottimizzare l'allocazione delle risorse e integrarle correttamente per superare questi vincoli e raggiungere gli obiettivi predefiniti. La gestione delle attività del progetto può essere vista come una sequenza di fasi da completare, in linea con le cinque fasi che definiscono il ciclo di vita del progetto.
Iniziazione
L'avvio del progetto inizia il ciclo di vita del progetto e comporta l'assemblaggio di un team guidato da un project manager e una panoramica del progetto. La panoramica include in genere la definizione del motivo per il progetto, gli obiettivi di business e la strategia per raggiungere i risultati desiderati. Inoltre, vengono forniti uno scopo preliminare, una proposta di budget, pietre miliari e una data di completamento. Questa fase di solito riguarda i dirigenti senior che creano un business case per il progetto basato su uno studio di fattibilità e sviluppano una carta di progetto che specifica la visione del progetto, la portata, le aspettative e il piano di implementazione.
Pianificazione
Pianificazione comporta la creazione di grafici di tutte le attività necessarie per il completamento del progetto e fornisce date di completamento dell'attività realistiche. La fase di pianificazione spesso comporta la creazione di un piano di gestione del progetto per guidare la squadra. Il PMP fornisce una dettagliata ripartizione delle competenze richieste, valutazione del rischio, risorse non-lavoro e punti cardine per ogni attività. Identifica gli stakeholder e definisce i criteri necessari per completare con successo ciascuna attività: come e quando verranno intraprese le attività, le procedure da seguire, la frequenza di segnalazione e i canali di comunicazione.
Esecuzione
Durante la fase di esecuzione, la soluzione pianificata viene implementata per soddisfare i requisiti del progetto. Il team di progetto e le risorse necessarie sono raccolte e utilizzate per creare gli output desiderati del progetto. È una fase iterativa che prevede la risoluzione di problemi, test e recensioni al fine di soddisfare una specifica serie di requisiti del prodotto. Il project manager supervisiona la corretta allocazione delle risorse per mantenere il progetto nei tempi previsti. Mantiene anche la comunicazione con le parti interessate interne ed esterne - i membri del team di progetto, la direzione esecutiva e i venditori - per discutere dello stato del progetto.
Controllo
La fase di controllo prevede test di progetto e monitoraggio per assicurarsi che il lavoro eseguito sia conforme al piano e soddisfi le aspettative degli stakeholder. L'obiettivo è l'accettazione del progetto da parte del cliente. I risultati del progetto vengono costantemente monitorati e se si verificano deviazioni o se il cliente richiede una modifica specifica, i dati vengono ricondotti ai processi di esecuzione in modo da intraprendere azioni correttive. Questa fase è completata quando i risultati finali - i risultati finali del progetto - sono approvati dal cliente in quanto soddisfano gli standard di qualità prescritti definiti nel piano.
Chiusura
La fase di chiusura in genere implica la documentazione del progetto, un processo che inizia quando i deliverable vengono rilasciati dal contraente e accettati formalmente dal cliente. Tutti i materiali pertinenti vengono consegnati, inclusi documentazione di progetto, manuali e codice sorgente. Tutti i documenti amministrativi del contratto sono completati, evidenziati dai documenti contrattuali firmati di accettazione. Viene inoltre fornito al cliente un rapporto di revisione formale del progetto che identifica e valuta il livello di successo del progetto, nonché una revisione critica delle lezioni apprese.
