Vantaggi e svantaggi dei sistemi di archiviazione

Sommario:

I sistemi di archiviazione offrono vantaggi e svantaggi alle impostazioni dell'ufficio. La maggior parte delle aziende utilizza sistemi di archiviazione tradizionali in cui i documenti cartacei sono archiviati negli schedari. Il tipo più comune di sistema di archiviazione utilizzato è un sistema alfabetico.

Scopo

I sistemi di archiviazione sono utilizzati per mantenere i documenti organizzati e facili da trovare per i dipendenti. Viene creato un sistema di archiviazione e i dipendenti seguono il sistema utilizzato.

vantaggi

I sistemi di archiviazione alfabetici sono un tipo di sistema facile da insegnare e da apprendere. I documenti sono archiviati in ordine alfabetico in genere in base al nome del venditore. Qualsiasi dipendente può trovare un documento necessario fino a quando il nome del venditore è noto.

svantaggi

Uno svantaggio di questo sistema è che i documenti vengono spesso archiviati erroneamente a causa delle lettere. Un altro svantaggio è che se qualcosa è archiviato sotto il nome di un venditore o il cognome, i documenti sono difficili da individuare. Le modifiche ai nomi delle società potrebbero non essere registrate correttamente, il che può causare confusione con questo sistema di archiviazione.

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