Il ciclo di esborso di cassa costituisce parte del processo di contabilità aziendale. Alcune risorse di contabilità aziendale considerano questo ciclo un processo in sé e per sé, mentre altri lo considerano come una parte di un processo contabile più ampio. La comprensione del ciclo di esborso di cassa comporta l'esame del suo scopo, le fasi del processo e i vari dipendenti coinvolti in tale processo. Il Chief Financial Officer (CFO) aiuta a stabilire le procedure di esborso di denaro nelle società.
Pagamento in contanti
Il ciclo di esborso di cassa è il processo attraverso il quale un business acquista articoli, da parti per un processo di produzione a beni per la vendita commerciale, con risorse di cassa. Questo processo dipende fortemente dalle decisioni e dall'approvazione del reparto contabilità di un'azienda. In un business grande o burocratico, il ciclo di esborso di cassa coinvolge una manciata di dipartimenti diversi dalla contabilità, compresi gli acquisti, la ricezione e la produzione. L'esborso di cassa può comportare non solo denaro fisico, ma tutte le risorse di cassa, come assegni e linee di credito.
Passi nel ciclo
Il punto di partenza di un ciclo di esborso di cassa dipende dal piano contabile di un'attività specifica. Spiegato linearmente, il ciclo funziona fondamentalmente in questo modo: un'azienda decide di acquistare un articolo o un gruppo di articoli. Il reparto acquisti inserisce un ordine di acquisto, approvato dal reparto contabilità in base alle risorse di cassa disponibili. Il reparto ricevente riceve l'ordine dal fornitore a credito. Il reparto contabilità crea tutti i documenti necessari per l'acquisto e paga il fornitore. Il pagamento del fornitore costituisce l'esborso effettivo in contanti.
Il ciclo delle spese
L'autore James A. Hall sostiene nel suo libro "Accounting Information Systems" che il ciclo di esborso di cassa costituisce parte di un processo più ampio chiamato Ciclo di spesa. Secondo Hall, il ciclo di esborso di cassa e il sistema degli acquisti / contabilità fornitori costituiscono i due elementi della prima parte del Ciclo di spesa. In questo ciclo, il sistema di acquisto / contabilità fornitori determina le esigenze materiali di un'azienda e acquista materiali in base a tali esigenze. Questo sistema registra tutti gli acquisti in entrata come inventario e crea account per ciascun fornitore. Durante il ciclo di esborso di cassa, l'ufficio contabilità raccoglie informazioni su tutti i conti aperti e paga tali conti tramite l'esborso di cassa. Questo ciclo è più o meno identico al ciclo standard di esborso di cassa, ma lo suddivide in sottocicli.
Maggiori informazioni sull'erogazione di contanti
L'erogazione di contante nelle piccole imprese funziona in modo molto diverso. Un negozio di proprietà indipendente, ad esempio, può impiegare una persona che effettua tutti gli acquisti, gestisce tutti i pagamenti ricevuti e saldi di tutti i conti tramite l'esborso in contanti. Questo individuo gestisce anche piccoli soldi per gli acquisti.
In alcuni casi, un sistema di esborso di cassa potrebbe non avere nulla a che fare con l'acquisto di materiali da parte di un'azienda. Lo stato della California, ad esempio, chiama il sistema con il quale paga le vincite della lotteria di stato un ciclo di esborso di cassa. Tecnicamente, qualsiasi ciclo mediante il quale un'entità eroga denaro in contanti o assegni costituisce un ciclo di esborso di cassa.
