Le erogazioni di denaro sono come un'organizzazione, come un'azienda o un'agenzia governativa, governa il suo utilizzo dei fondi. Gli esborsi vengono effettuati in diverse aree dell'azienda o in diversi conti istituiti per benefici ai dipendenti e altri usi. Le organizzazioni sviluppano controlli interni, o regole e regolamenti auto-creati, per erogare denaro in questo modo. Tali controlli interni sono tipicamente richiesti per l'organizzazione, ma presentano difetti intrinseci che i dirigenti dell'organizzazione dovrebbero notare.
Controlli impropri
I controlli interni vengono creati e decisi dall'azienda, in genere da un consiglio di amministrazione di un'azienda, ma da leader in tutti i tipi di organizzazioni. Queste decisioni non sono sempre appropriate. I controlli possono essere troppo lassisti in alcune aree, causando problemi di sicurezza, e troppo rigidi in altri, il che porta a ritardi di finanziamento inadeguati e dispendiosi in termini di tempo. Questo è uno dei motivi per cui le organizzazioni possono decidere di effettuare audit specifici per i controlli interni, per ottenere un'opinione esterna.
Controlli mancanti e circostanze specifiche
Se i controlli interni non sono regolati da un'autorità esterna, c'è anche la possibilità che alcuni controlli necessari possano essere saltati. Ad esempio, un'organizzazione può disporre di controlli dettagliati per gli esborsi in contanti per i normali progetti di business, ma può essere in perdita quando si tratta di erogazioni per un nuovo programma di sovvenzioni semplicemente perché non sono state create regole per tale circostanza. Tali punti ciechi possono portare a problemi futuri con controlli inadeguati.
Responsabilità
La responsabilità fa riferimento alla sicurezza dei controlli interni e alla loro capacità di resistere a cattiva condotta e uso improprio. Quando si tratta di grandi esborsi di denaro, appropriazione indebita e altri tipi di furti o frodi sono possibili. I controlli interni che hanno sistemi di tracciamento difettosi (come l'assenza di accessi al sistema) o altri problemi hanno scarse funzioni di responsabilità. Creano lacune che possono causare a un'azienda di perdere denaro attraverso comportamenti senza scrupoli.
Problemi di adattamento continuo
Le erogazioni di denaro vengono effettuate raramente nello stesso modo per l'intera vita di un'organizzazione. Sistemi e processi di approvazione cambiano con la forma dell'organizzazione e con lo sviluppo di nuove tecnologie. Le misure di sicurezza possono cambiare i canali attraverso cui si muovono i contanti. I nuovi regolamenti governativi possono aggiungere ulteriori passaggi. Ma i controlli interni potrebbero non cambiare più rapidamente, lasciando un'organizzazione in ritardo nel tentativo di soddisfare i nuovi requisiti con strategie obsolete.
