Poiché la tua piccola impresa è in aumento, non ti troverai solo a nuotare in pari quantità di responsabilità e soddisfazione; ti ritroverai a fare anche un sacco di gergo. Il gergo meno divertente è il tipo che si riferisce alle spese aziendali - sai, termini come spese in conto capitale, beni apprezzabili, deprezzamento, debito garantito e finanziamento del debito.
Quando qualcuno parla di gergo commerciale dice "esborsi in contanti", il significato si riduce al semplice flusso di cassa. Nella maggior parte dei casi, se vuoi semplificarti la vita, puoi anche chiamarlo un pagamento, ma la definizione esatta diventa un po 'più specifica di quella.
Che cosa è esattamente l'esborso in denaro?
Quindi sappiamo che l'esborso di cassa è l'uscita di cassa o il pagamento di denaro. Ma cosa potrebbe coprire quel deflusso?
Le erogazioni di denaro spesso vanno a spese operative, beni e servizi necessari al business e ai conti che si paga per svolgere le normali attività commerciali, ma possono anche pagare gli interessi sui prestiti. Allo stesso modo, possono assumere la forma di un pagamento di dividendi o la distribuzione di profitti agli azionisti. Questi sono i tratti più ampi, ma nella vita quotidiana di una piccola azienda, alcuni dei tipi più comuni di esborsi di cassa sono le spese di cassa e persino i rimborsi ai clienti effettuati direttamente dal registratore di cassa.
Anche se sembra un ossimoro dato il termine stesso, gli esborsi in contanti non devono prendere la forma di denaro contante; un pagamento in contanti può essere effettuato anche in plastica, assegni o trasferimenti elettronici di fondi.
Il processo di erogazione di denaro
In genere, le aziende utilizzano un sistema di contabilità fornitori (inclusi i vari tipi di software di contabilità fornitori spesso impiegati da piccole imprese) per erogare erogazioni di denaro. Allo stesso modo, il sistema di gestione stipendi della tua azienda può effettuare erogazioni di denaro. Alcune aziende possono esternalizzare il processo di erogazione di denaro alla propria banca.
All'estremo opposto dello spettro, le erogazioni di denaro possono essere semplicemente pagate tramite piccoli soldi da una mano all'altra. La piccola cassa viene solitamente utilizzata dai dipendenti per effettuare piccoli acquisti aziendali come forniture per ufficio minori, pranzi con un cliente o una corsa Lyft fino al luogo di lavoro. Questi sono i tipi di acquisti minori che non richiedono la scrittura di assegni o il trasferimento di fondi elettronici.
Proteggiti con le procedure di controllo
Mentre gli esborsi di cassa piccoli sono facili come schiacciare un po 'di denaro in mano a un dipendente, richiedono procedure di controllo come l'erogazione di denaro tramite assegno o bonifico bancario. Il termine "procedure di controllo" potrebbe sembrare un po 'intimidatorio, ma in questo caso significa solo che dovresti registrare concretamente gli esborsi di cassa della tua azienda, conservando i registri tramite un giornale di sborso fisico o un software di contabilità digitale (o entrambi). Questo ti dà una scia di carta e ti aiuta a proteggere i dati contabili della tua azienda durante la stagione delle imposte, il tutto mentre ti aiuta a tenere traccia del budget annuale.
Per contante, assicurati che i destinatari ricevano una ricevuta per gli acquisti effettuati e conservi tale ricevuta insieme a un piccolo assegno in contanti con il nome dello spandicatore e una descrizione dell'acquisto. In generale, sia che siano archiviati digitalmente o analogamente a una vecchia scuola, ogni esborso di cassa dovrebbe essere effettuato insieme a una relazione che includa informazioni quali il tipo di spesa, la data, l'importo, il beneficiario, la forma di pagamento e una nota che descrive qualsiasi altra pertinente dettagli. Se hai pagato un esborso in contanti come pagamento di un dividendo, registralo nel tuo diario o nel software come una riduzione del capitale netto aziendale. Allo stesso modo, i rimborsi in contanti effettuati dalla cassa dovrebbero essere registrati come riduzione delle vendite.
È meglio conservare i record di esborso in contanti per sette anni per massimizzare la protezione nel caso di una verifica fiscale. Certo, potrebbe richiedere un po 'di spazio in ufficio (o spazio su disco rigido o cloud storage), ma è più che valga la pena il suo peso in tutta tranquillità.
