HRIS, o sistemi informativi per le risorse umane, sono soluzioni software per la gestione di tutti gli aspetti quantitativi della gestione delle risorse umane e dei reparti paga. Tali compiti possono essere molto complicati, soprattutto se un'azienda è molto grande e impiega centinaia o migliaia di persone. Il software HRIS aiuta a tenere traccia delle persone e delle risorse, a condurre i calcoli delle retribuzioni, a gestire le responsabilità e a eseguire la contabilità necessaria per mantenere un reparto efficiente. Come con qualsiasi tipo di software aziendale, esistono diversi pacchetti software disponibili che coprono diversi tipi di attività e compiti. I sistemi HRIS possono eseguire una qualsiasi delle seguenti funzioni.
Informazioni sui dipendenti
Tutto il software HRIS gestisce un database di informazioni sui dipendenti passati e presenti, inclusi dati quali le tariffe di pagamento, il dipartimento, i rilanci e le informazioni personali.
Tempo di lavoro
I sistemi HRIS generalmente includono la capacità di tracciare il tempo di lavoro dei dipendenti, in particolare quando i dipendenti sono retribuiti ogni ora o sono a contratto.
Libro paga
La maggior parte del software HRIS fa almeno una qualche forma base di elaborazione del libro paga. Il libro paga inizia con il monitoraggio del tempo trascorso su determinate attività, solitamente come riportato dal dipendente stesso. Questa segnalazione viene solitamente eseguita tramite una sorta di software o applicazione Web, sebbene alcune persone tengano traccia del tempo di lavoro su moduli cartacei che devono quindi essere scansionati o trascritti nel sistema informatico. I sistemi di gestione stipendi condurranno anche la contabilità necessaria e potranno persino stampare gli effettivi salari.
Amministrazione dei benefici
I sistemi HRIS che gestiscono le operazioni sui salari gestiscono anche le informazioni sulle prestazioni, come la copertura medica e i conti di pensionamento. Questi legano strettamente con il libro paga ma sono anche tracciati insieme ad altre informazioni sui dipendenti come lo stipendio e il tempo libero retribuito.
Prestazione
I sistemi HRIS possono tenere traccia delle revisioni delle prestazioni e dei problemi relativi alle prestazioni nell'ambito della gestione delle informazioni sui dipendenti. I sistemi di livello più elevato possono anche svolgere funzioni matematiche relative a questi dati al fine di valutare i dipendenti in base alle capacità di rendimento. Queste informazioni possono quindi essere utilizzate per prendere decisioni aziendali, ad esempio se offrire a un dipendente una promozione o un aumento della retribuzione.
Tipi di software
I sistemi HRIS sono disponibili in una varietà di configurazioni software. Alcuni sistemi sono hard-coded per l'installazione locale su un computer o una rete nella posizione dell'azienda. Altri sistemi conducono attività commerciali online come sistema SaaS (Software as a Service), generalmente tramite Internet tramite siti Web o sistemi Intranet. Infine, alcuni fornitori di applicazioni possono fornire un servizio come una combinazione di questi tipi di software.
Sistemi modulari
Diversi pacchetti software hanno capacità diverse e alcuni fornitori possono offrire diversi livelli di servizio. I servizi di base sono generalmente forniti come parte di un pacchetto con funzioni aggiuntive disponibili come moduli che possono essere inseriti nel pacchetto di base del software.
