La gestione dei contratti è la pratica per assicurarsi che i parametri di un contratto siano seguiti in conformità con le linee guida delineate nel contratto stesso. Per questo motivo, è necessario rispettare una gestione continua del ciclo di vita del contratto al fine di garantire che il contratto sia soddisfatto nel giusto contesto. Il tipo di contratto gestito, dai contratti di lavoro ai contratti di costruzione, può essere gestito correttamente seguendo la stessa metodologia.
Leggi il contratto nella sua interezza. Evidenzia i punti chiave dei dati, compresi i tempi e le scadenze. Segna quelle date critiche in un calendario o in un'altra applicazione di pianificazione per garantire che i tempi di completamento mirati siano compresi e monitorati. Evidenzia le aree chiave del contratto che elencano le mansioni lavorative e le responsabilità contrattuali generali del personale chiave indicato nel contratto. Ad esempio, un nuovo contratto di costruzione di edifici nominerebbe un caporeparto come punto di contatto e responsabile per garantire che tutti i lavori di subappalto siano completati in tempo.
Pianificare riunioni e appuntamenti di aggiornamento con largo anticipo rispetto a ciascuna data di scadenza indicata nei parametri del contratto. Assicurati di avere incontri faccia a faccia o telefonici con persone responsabili per aggiornarti sullo stato di avanzamento complessivo del contratto. Utilizzare gli incontri interinali come strumento per valutare l'andamento complessivo del contratto e per affrontare le questioni e le preoccupazioni che si presentano.
Tenere note molto dettagliate su chi è stato parlato, quando e dove per tutte le parti coinvolte nella realizzazione del contratto. Effettuare il check-in con dette parti su base regolare e di routine. Invia e-mail o telefono una volta alla settimana per garantire che le cose funzionino secondo il programma delineato nel contesto del contratto finale.
Chiedere a tutti i dirigenti e subappaltatori coinvolti nel contratto di inviarti elenchi di aggiornamento dettagliati su base settimanale. Avere gli aggiornamenti inviati via e-mail, fax o posta tradizionale per mantenere una traccia cartacea di tutti i progressi del contratto. Mantieni tutta la corrispondenza in un luogo sicuro e facilmente accessibile.
Mantenere un elenco accurato e continuamente aggiornato di materiali utilizzati, materiali richiesti, orari di consegna e consegna, orari di lavoro a contratto, ore di lavoro sostenute per il completamento del contratto e tutti gli altri dati che incidono sul budget del contratto. Riesaminare, valutare e valutare il budget del contratto ogni quattro-sei settimane per individuare i modi per ridurre i costi e aumentare la produttività.
Tieni riunioni aggiuntive per discutere il contratto quando sorgono problemi o problemi vengono portati alla vostra attenzione. Non aspettare che le preoccupazioni diventino problemi importanti, cerca di evitare problemi più grandi trovando soluzioni nelle prime fasi del processo.
Suggerimenti
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Conservare tutte le informazioni sul contratto in un file ubicato centralmente.
avvertimento
Non ignorare i parametri del contratto o violare un contratto in alcun modo.
