Anche se scrivere una lettera commerciale non è sempre difficile, ricordare le numerose regole del galateo aziendale può essere una sfida. Potrebbe sembrare complicato scrivere una lettera commerciale a più destinatari, ma puoi farlo con linee guida chiare. Segui l'etichetta che distingue la tua lettera in modo professionale e premuroso rivolgendosi correttamente a tutti i destinatari.
indirizzi
Inizia la tua lettera mettendo il tuo nome e indirizzo in alto, insieme al tuo numero di telefono e indirizzo email. Dopo un doppio spazio, includere i nomi e gli indirizzi di ciascun destinatario in ordine alfabetico. Se uno o più dei destinatari riceve una lettera allo stesso indirizzo, elencare i loro nomi insieme al singolare indirizzo al quale riceveranno la lettera.
saluti
I saluti non cambiano con il numero di destinatari. "Gentile" è applicabile a più destinatari ed è considerato il saluto predefinito di qualsiasi lettera commerciale. Non esiste una regola ferrea quando si tratta di affrontare le persone. È possibile indicare ogni nome e titolo individuale, oppure è possibile combinare i titoli e indicare i singoli nomi. Ad esempio, "Mr. Smith and Mr. Jones" o pluralizzati "Signori Jones e Smith" sono ugualmente appropriati: per le donne, usa la signora, la signora o la signorina per ogni individuo o Mmes per il plurale, il secondo è abbreviazione di Mesdames. Ad esempio, "Mrs. Johnson e Miss Smith "e" Mesdames Johnson and Smith "sono entrambi accettabili.
Corpo di lettera
Le regole dell'etichetta aziendale nel corpo di una lettera in cui si affrontano i problemi sono relativamente semplici e seguono le regole grammaticali standard per l'inglese. Usa pronomi plurali per affrontare il gruppo nel suo insieme. Se ci sono problemi individuali che desideri rivolgere a una persona in particolare, rivolgi una sezione della lettera a questa persona utilizzando un linguaggio diretto che ti consenta di separare l'azione che stai indirizzando dal gruppo. Correggi la tua lettera per assicurarti di aver seguito le regole grammaticali corrette.
Conclusione
Quando concludi la tua lettera, ringrazia rispettosamente ciascun individuo per il suo tempo e considerazione. Segui questo con una chiusura che segna la fine della lettera; questo può essere "Sinceramente" o "Con gratitudine". Doppio spazio due volte - per lasciare spazio alla firma - e doppio spazio di nuovo prima di indicare se si dispone di allegati e di chi sono stati inviati. Stampa la lettera e fai tutte le fotocopie necessarie. Firmare ciascuna copia della lettera, inserire ciascuna - insieme a qualsiasi allegato - in buste indirizzate ai singoli destinatari e inviare.
