Affrontare una lettera commerciale ad una persona è relativamente semplice. Scrivi il nome e l'indirizzo della persona utilizzando il formato U.S. Post Office e segui "Gentile Sig./Mrs./Ms". Quando è necessario indirizzare più destinatari nella stessa lettera commerciale, le cose si complicano. A seconda della posizione dei destinatari, dovrai indirizzare ciascun destinatario individualmente o utilizzerai la notazione "copia carbone" - "cc" - nella parte inferiore della lettera.
Persone multiple, stesso indirizzo
Quando si indirizzano più destinatari nella stessa organizzazione, non è necessario ripetere l'indirizzo più volte. Basta scrivere il nome e il titolo di ciascun destinatario seguito dall'indirizzo della singola azienda. Dovrebbe assomigliare a qualcosa di simile a questo:
Sig.ra Mary Harris, CEO
Robert Martinez, direttore delle strutture
Dr. Philippa Bennett-Price, direttore finanziario
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Il tuo saluto dovrebbe quindi elencare i nomi nello stesso ordine dell'indirizzo, seguito da due punti (":"), ad esempio "Gentile Sig.ra Harris, Martinez e Dr. Bennett-Price:" Scrivendo "Cara Mary, Robert e Philippa: "sta perfettamente bene se si è in termini di nome. È cortese inviare una lettera e una busta separate a ciascuna persona, quindi stampare e firmare una copia originale per ciascun destinatario.
Persone multiple, indirizzo diverso
Quando la stessa lettera deve andare a più destinatari in luoghi diversi, ogni persona riceve una lettera indirizzata individualmente. Indica di aver inviato la lettera ad altre persone inserendo "cc:" nella parte inferiore della lettera sotto la riga della firma, seguita dai nomi degli altri destinatari in ordine alfabetico. "CC" sta per copia carbone, facendo riferimento alla carta carbone che è stata usata per fare copie aggiuntive di documenti prima dell'invenzione della fotocopiatrice - oggi, usiamo la frase "copia di cortesia". Assicurati di rivedere la riga "cc:" in ogni lettera in modo che ciascun destinatario sappia chi sono tutti gli altri destinatari. Includi i loro indirizzi se questo sarà utile al tuo destinatario.
Quando ci sono molti destinatari
Quando si hanno molti destinatari come membri di un comitato, può essere più appropriato preparare una singola lettera indirizzata al gruppo e posizionare un blocco di distribuzione alla fine della lettera. È accettabile salutare gruppi più numerosi come un corpo di persone, ad esempio "Gentili relazioni con gli investitori" o "Cari membri del Consiglio". Se la lettera viene distribuita internamente all'interno della propria organizzazione, è bene usare il saluto informale "Carissimi tutti".
Una parola di cautela
Mentre c'è una certa etichetta per indirizzare le lettere a più destinatari, non ci sono regole rigide. La tua azienda potrebbe avere un proprio stile che potrebbe o meno seguire gli standard tradizionali. La coerenza dà una buona impressione del vostro marchio, quindi controllate che tutti i dipendenti stiano seguendo lo stesso stile in ogni comunicazione commerciale.
