Come scrivere un rapporto fattuale

I rapporti sono il metodo più comune di dispersione delle informazioni nel mondo degli affari. I report fattuali analizzano e descrivono una situazione e includono una grande quantità di dati accurati. Gli autori di report di successo sanno che scrivere il report è solo la fine del processo. Pianificano il loro rapporto, considerano il suo scopo e chi lo leggerà e decidono cosa metterlo e come organizzarlo efficacemente. Un rapporto fattuale efficacemente scritto e ben presentato è il risultato di un processo attentamente pianificato.

Identificare il lettore e impostare obiettivi

Considera la conoscenza del lettore

Considera ciò che il lettore già conosce. I problemi comuni nelle relazioni di fatto stanno sovrastimando e sottostimando la conoscenza di un lettore. È facile sopraffare le persone con gergo o annoiarle con informazioni semplicistiche. Cerca di scoprire quanto il tuo lettore già conosce e comunica al livello appropriato di conoscenza.

Comprendi gli interessi del tuo lettore

Pensa alla posizione del lettore. Il lettore può avere interessi speciali, simpatie o antipatie. Comprendi ciò che il tuo lettore desidera davvero. Fornire un rapporto che attirerà il loro atteggiamento o che potrebbe non essere letto. Riflettete se la persona che legge il rapporto lo farà basandosi su idee preconcette sui contenuti.

Decidi di quale conoscenza ha bisogno il lettore

Decidi quale conoscenza di fatto ha bisogno il lettore. Considerare la misura in cui è necessario fornire informazioni di base o definire termini tecnici.

Considera i fatti desiderati

Guarda quali fatti il lettore vuole imparare. Pensa a come i dati reali che stai presentando porteranno questo. A volte il processo può mostrare che un rapporto non è affatto necessario o che l'obiettivo può essere meglio raggiunto in un altro modo.

Materiali, struttura e stile

Seleziona il materiale con attenzione

Seleziona il tuo materiale con attenzione. Mantienilo semplice e giustifica le tue conclusioni. Semplifica il più possibile. Scartare materiale estraneo e concentrarsi sull'essenziale. Giustifica le tue conclusioni con i fatti e indica dove li hai trovati. Costruisci i fatti in un caso logico e coerente, in modo che il tuo lettore possa arrivare alle stesse conclusioni.

Pianificare la struttura del report

Pianificare la struttura del report. I fatti dovrebbero essere un insieme di direzioni che portano il lettore alla tua conclusione. Inizia dividendo il rapporto in sezioni principali. Ogni soggetto può essere suddiviso in questo modo. Queste suddivisioni potrebbero diventare i titoli del report.

Fai una lista sotto ogni voce di tutti i punti che vuoi far apparire e prendi nota delle informazioni che ti serviranno per supportarle. Disporre i punti in una sequenza logica che soddisfi i tuoi obiettivi.

Applica uno stile appropriato

Applica uno stile appropriato. Sebbene i rapporti seguano rigorose convenzioni, c'è spazio per uno stile personale. Rapporti efficaci utilizzano una procedura di redazione e redazione. Scegli la terminologia familiare al tuo lettore. I termini tecnici sono utili per i colleghi specialisti ma saranno confusi per gli altri.

Utilizzare tecniche di presentazione appropriate

Utilizzare tecniche di presentazione appropriate. I report contengono tabelle, grafici, grafici a barre o altri diagrammi per presentare i dati.

Seguire le convenzioni di scrittura di report

Preparare una pagina del titolo

Preparare un frontespizio. Questo normalmente contiene il titolo, i sottotitoli, la data, il nome dell'autore e la posizione nella società. Indica anche chi sta ricevendo il rapporto fattuale. Può anche contenere un numero di riferimento o altra forma di classificazione.

Scrivi un riassunto

Scrivi un riassunto. Ciò è particolarmente necessario se il rapporto è lungo. Dà alle persone impegnate il senso del rapporto senza dover leggere tutto. Un sommario attraente può motivare le persone a leggere l'intero rapporto.

Includi una pagina di contenuti

Includi una pagina di contenuti. Questa è una pagina separata che elenca le sezioni principali o capitoli, sottosezioni e appendici. Fornisce anche i numeri di pagina e dovrebbe indicare la relazione tra le sezioni.

Scrivi un'introduzione

Utilizzare un'introduzione per spiegare lo scopo del rapporto fattuale. Questo dà informazioni di base e spiega perché è necessario. L'introduzione indica l'obiettivo del report, le persone per cui è stato scritto e il suo scopo.

Organizzare il corpo del rapporto

Organizzare il corpo del report. Questo contiene i fatti e le scoperte dettagliate, mostra come sono arrivati e indica le deduzioni che hai fatto. Consegnare le tue conclusioni. Riassumi i principali punti fattuali del tuo rapporto e offri un giudizio su di loro.