Per definizione, un rapporto completo ha lo scopo di esplorare un argomento o un'idea in grande dettaglio. Negli affari, i rapporti completi sono spesso usati per valutare e discutere la situazione finanziaria di un'azienda. Rapporti completi possono essere utilizzati anche per altri scopi, come riassumere una nuova tendenza aziendale o descrivere un nuovo mercato di riferimento. Imparare esattamente come scrivere un rapporto completo può essere un'utile competenza aziendale per i dipendenti di qualsiasi livello.
Prima di iniziare a scrivere
Prima di iniziare a scrivere il tuo rapporto completo, raccogli tutte le informazioni rilevanti, i dati, i grafici, le tabelle e i documenti di cui avrai bisogno per fare riferimento mentre scrivi. Dovresti creare una struttura, uno strumento di scrittura che possa aiutarti a organizzare i tuoi pensieri in un formato strutturato. Uno schema di solito consiste in frasi o frasi brevi che possono servire da punti di partenza per le varie sezioni del rapporto. Anche se queste sezioni variano a seconda del tipo di rapporto che stai scrivendo, possono includere un sommario esecutivo, un'introduzione, un sommario, diversi paragrafi del corpo principale, una conclusione, un'appendice e una sezione dei riferimenti.
Scrivi il rapporto
Usando il tuo schema per guidarti, inizia scrivendo una prima bozza del rapporto completo. Inizia con l'introduzione, che racconterà ai lettori quello che stanno per leggere e spiegherà i punti principali che saranno fatti nel rapporto. Dopo l'introduzione, aggiungi diversi paragrafi o sezioni specifiche che affrontano i punti chiave del tuo rapporto. Alla fine del rapporto, scrivi una conclusione che riassume il rapporto. La conclusione dovrebbe consolidare tutti i punti principali che hai inserito nel rapporto. Potrebbe includere le tue raccomandazioni o opinioni sull'argomento in questione.
Il sommario esecutivo
Una volta scritto il rapporto, è utile scrivere il sommario esecutivo. Questo è composto da diversi paragrafi che riassumono l'intero rapporto. Il sommario esecutivo dovrebbe fornire al lettore un'anteprima sintetica del rapporto completo in modo che possano individuare i punti salienti. Questa sezione del documento è spesso utile per i dirigenti impegnati che desiderano visualizzare l'anteprima del report per capire di cosa si tratta. Un breve esempio di un sommario esecutivo potrebbe essere:
Esempio:
Digital Shirts, Inc. offre camicie su misura di alta gamma dotate di un algoritmo proprietario. I nostri negozi sono situati in alcuni dei migliori centri commerciali del paese, quasi esclusivamente nei quartieri ad alto reddito. I nostri team di vendita sono ben addestrati per creare un'esperienza di acquisto di camicia artigianale per ogni cliente.
Questo rapporto è stato commissionato per descrivere i dettagli di una nuova ala proposta della compagnia.
Basandosi sui dati degli ultimi cinque anni, il rapporto mostra che il reddito è diventato stagnante, mentre altri rivenditori di fascia alta stanno registrando aumenti record. Dopo un'intensa attività di ricerca, il dipartimento investigativo ha stabilito che ogni azienda con un aumento di reddito segnalato ha anche avuto un aumento dei contenuti digitali che li collegava ai propri clienti.
R & D ha determinato che un'applicazione di fitting digitale, progettata per dare a ogni maglietta una vestibilità perfetta senza ampie visite personali, creerebbe un aumento sostanziale delle entrate. Questo rapporto fornisce ulteriori dettagli su come utilizzare l'app, sulla quantità di ricerche pratiche che sono state fatte e sui risultati previsti dell'adozione di questa tecnologia.
Si raccomanda che tutti i negozi inizino a incorporare la nuova tecnologia di fitting digitale e che i materiali di formazione e marketing debbano essere creati in tempo utile per sfruttare le prossime festività natalizie.
I documenti di supporto sono utili
Elenca l'origine di qualsiasi grafico, tabella o grafica che hai utilizzato nel rapporto nell'appendice e aggiungi le tue fonti di ricerca alla pagina dei riferimenti. Questi documenti di supporto daranno peso ai tuoi argomenti.
Il processo di editing
Dopo aver completato la prima bozza, torna indietro nel rapporto completo per apportare modifiche e aggiunte a tuo piacimento. Potresti finire con diverse bozze alla fine del processo di scrittura. Durante tutto il processo di scrittura, tieni a mente il tuo pubblico di riferimento. Il tipo di lingua che utilizzerai varierà a seconda di chi leggerà il rapporto completo. Ad esempio, se si sta scrivendo per un esperto nel campo, è possibile includere termini complessi specifici del settore. Ma se stai scrivendo per un laico, evita di usare gergo e acronimi confusi. In alcuni casi, può essere opportuno scrivere un rapporto completo diverso per ciascun gruppo di stakeholder.
Dopo aver terminato la scrittura
Una volta completato il processo di scrittura, è importante rileggere più volte il tuo lavoro, apportando le correzioni necessarie. Prima di inviare il rapporto completo al pubblico previsto, è consigliabile chiedere a un membro del reparto comunicazioni della propria azienda di revisionare e modificare il documento. Questo passaggio è fondamentale se il rapporto completo verrà letto dai membri del pubblico in futuro.
Precisione, corretta grammatica e ortografia sono fondamentali, soprattutto se il rapporto verrà letto dai manager di livello superiore della vostra azienda. Sebbene il tuo lavoro non venga letto da tutti i membri della sede aziendale dell'azienda, un rapporto completo e completo può solo farti apparire migliore quando arriva il momento della promozione.
