Qualsiasi riunione o progetto ha più successo se le attività vengono assegnate durante la riunione e completate al di fuori della riunione. Seguendo una semplice formula di 3W (What, Who, and When) per le azioni di riunione, aumentano le possibilità di avere un lavoro produttivo compiuto al di fuori del tempo di riunione e di orario. Un'adeguata azione d'azione può ridurre i problemi legati al follow-through. Un buon incarico di azione aiuterà a testare buone idee e soluzioni ai problemi, oltre a implementare le decisioni prese durante l'incontro.
Articoli di cui avrai bisogno
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Carta o Marker Board
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Marcatori a penna oa secco
Prima della chiusura della riunione, verificare eventuali azioni identificate durante la riunione e determinare se sono necessarie anche altre attività. Inizia con CHE COSA sono le azioni. Chiedere al gruppo "Quali sono le azioni che dobbiamo compiere per raggiungere ottimi risultati di progetto?" Questo aiuta il gruppo a capire cosa deve essere fatto e perché è importante per il progetto o il team. Nel formulare l'azione, assicurati di utilizzare i verbi di azione e preparati a fornire alcuni dettagli su ciò che è effettivamente necessario per considerare l'azione correttamente completata.
Quindi passare a CHI farà ogni azione chiedendo al gruppo "Chi sono le persone migliori per fare queste azioni?" Ogni azione deve essere data a qualcuno o non verrà eseguita. Questo è un membro del team o del progetto che accetta di essere responsabile e responsabile di tutte le attività richieste per eseguire l'azione assegnata. L'azione può essere assegnata alla persona più qualificata oa un sottogruppo, oppure qualcuno alla riunione può offrirsi volontario per eseguire l'azione. Se l'azione è assegnata a qualcuno al di fuori della riunione, qualcuno nella riunione dovrebbe essere responsabile di spiegare l'azione assegnata alla persona non presente alla riunione.
Esegui la parte QUANDO prima di interrompere le azioni e andare incontro all'aggiornamento. Chiedi al gruppo "Quando sono dovute queste azioni per farci terminare i nostri progetti in tempo?" La data di scadenza per ogni azione deve essere una data di calendario effettiva in cui l'azione deve essere completata per consentire al team o al progetto di portare a termine il proprio lavoro. Questo non dovrebbe mai essere lasciato in bianco o scritto come APPENA POSSIBILE perché la data assicura che qualcuno sia responsabile per fare l'azione in tempo. Assegnando una data, la persona che esegue l'azione sarà in grado di pianificare la nuova attività con il loro altro lavoro ed essere in grado di determinare se ci può essere una ragione valida per cui l'azione potrebbe non essere completata dalla data desiderata del gruppo prima che sia troppo in ritardo.
Dopo l'incontro, posizionare le azioni 3W nei record della riunione e distribuirle a tutti coloro che hanno partecipato alla riunione o che hanno ricevuto un'azione. Questo documenta tutte le azioni e chi è responsabile così come quando le azioni sono dovute.
Suggerimenti
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Se deve esserci una riunione di follow-up, quando il promemoria viene inviato per quella riunione include le azioni che sono dovute a quella data, nonché i soliti dettagli della riunione.
