Un datore di lavoro è responsabile del mantenimento e della conservazione dei documenti del personale dipendente per determinati periodi. Il tipo di record personale che viene tenuto in archivio determina la quantità di tempo che deve essere conservato. Tutti i documenti del personale devono essere archiviati in un'area sicura ma facilmente accessibile.
Un anno
Vi sono alcuni documenti del personale che devono essere conservati per almeno un anno dopo che il dipendente lascia la società. Questi includono tutti i registri delle azioni di lavoro, come promozioni, trasferimenti e cessazioni, e tutti i test pre-assunzione, i registri dei reclami e le azioni legali.
Due o tre anni
Eventuali registrazioni relative ai pagamenti, come guadagni, orari, orari e tariffe di pagamento, dovrebbero essere conservati per due anni dopo la cessazione del dipendente. I registri dei salari effettivi dovrebbero essere conservati per tre anni dopo la dimissione del dipendente. Tutti i documenti relativi alla legge sul congedo per malattia e famiglia devono essere conservati in archivio per tre anni.
Cinque anni
Secondo l'Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro, tutte le informazioni, incluso un riepilogo dei dettagli, relative a un infortunio o malattia professionale dovrebbero essere conservate per cinque anni. Tuttavia, gli esami medici richiesti dalla legge a causa della malattia o della malattia professionale devono essere conservati per 30 anni.
