Se sei un oratore, consulente o educatore, i seminari potrebbero essere il tuo business. Se sei un altro imprenditore, i seminari potrebbero essere uno dei metodi migliori per commercializzare la tua attività. Qualunque sia la ragione per cui organizzate un seminario, è necessario seguire gli stessi passi fondamentali per creare un evento che funzioni senza intoppi e stupisca i partecipanti.
Scegli il tuo argomento. Se sei un consulente o un oratore, è probabile che ti sia stato chiesto di parlare a un gruppo di un determinato argomento. Se sei un imprenditore che organizza un seminario per promuovere la tua attività, devi selezionare un argomento che piaccia al tuo cliente target. Ad esempio, un avvocato potrebbe organizzare un seminario gratuito per il pubblico sulla pianificazione successoria.
Seleziona la tua sede. Prova a stimare il numero di partecipanti che avrai e scegli un luogo che avrà ampio spazio per far sedere comodamente tutti. Dovrai prendere in considerazione anche il prezzo quando selezioni un luogo. Alcuni locali possono avere tariffe per il noleggio di diverse centinaia o addirittura migliaia di dollari, mentre altri sono molto più ragionevoli. Gli hotel hanno spesso sale per banchetti in cui le aziende tengono spesso convegni, quindi potrebbe essere un buon punto di partenza per la ricerca di un luogo.
Crea e invii per posta. A seconda delle dimensioni e della formalità del tuo evento, i tuoi inviti possono andare da un semplice documento creato in Microsoft Word a un design elaborato creato da un designer professionista. Invia i tuoi inviti con parecchie settimane di anticipo per consentire ai partecipanti di pianificare la partecipazione. Non spedire gli inviti con tanto anticipo in anticipo che potrebbero dimenticarsi prima dell'arrivo della data effettiva del seminario. Puoi anche inviare per e-mail i tuoi inviti, ma tieni presente che potrebbero finire nelle cartelle di spam di diversi destinatari.
Decidi se offrirai un pranzo o un rinfresco leggero. Se il tuo seminario dura diverse ore, è un bel tocco avere a disposizione spuntini leggeri. Se il tuo seminario inizia la mattina presto o passa oltre l'ora di pranzo, è consigliabile fornire il pranzo. Alcuni luoghi hanno l'obbligo di utilizzare i servizi del proprio ristoratore interno durante lo svolgimento di un evento presso la struttura. Assicurati di conoscere le regole del contratto prima di ordinare i rinfreschi.
Crea i tuoi materiali di presentazione. Fai copie delle dispense o le fai stampare su una stampante professionale. Probabilmente vorrai creare una presentazione di PowerPoint in modo da avere un riferimento visivo quando tu o il tuo oratore stai presentando materiale. È possibile creare facilmente una dispensa per i partecipanti selezionando "volantini" nelle opzioni di stampa. Assicurati di selezionare tre per pagina, ei tuoi partecipanti saranno in grado di prendere appunti direttamente sulle loro dispense.
Alcuni giorni prima dell'evento, finalizza il numero di partecipanti in base ai tuoi RSVP. Se lo desideri, puoi chiamare altre persone che hai invitato a ricordare loro il tuo evento e dare loro un'ultima possibilità di registrarti. Lascia un messaggio a tutti quelli che non raggiungi, se possibile, e ordina loro di chiamarti il prima possibile se hanno intenzione di partecipare.
Crea un foglio di accesso e i nomi dei nomi. È bello per i partecipanti ai seminari essere in grado di incontrare altre persone e vedere immediatamente il loro nome e da dove provengono. Elimina alcuni dei sentimenti spiacevoli che le persone hanno quando si presentano a nuove persone. Un foglio di accesso si rivelerà utile se si intende offrire qualsiasi tipo di crediti di formazione continua ai partecipanti o se si desidera semplicemente rimanere in contatto con i partecipanti dopo il seminario. Puoi chiedere i loro nomi, indirizzi, numeri di telefono e indirizzi email. È consigliabile offrire una scatola che possano verificare se non desiderano ricevere ulteriori comunicazioni da parte tua.
Crea pacchetti per ogni impostazione di tabella. Potresti voler includere brochure e altro materiale promozionale sulla tua attività. Dovrai anche fornire qualcosa per i tuoi partecipanti su cui scrivere e una penna con cui scrivere. Se non si dispone di questi articoli con il logo aziendale, la sede in cui si tiene il proprio evento potrebbe contenere penne e pad che sarebbero lieti di fornire.
Conferma i dettagli con la persona di contatto nella tua sede alcuni giorni prima del tuo evento. Dovresti anche confermare un conteggio finale con il tuo servizio di catering se stai facendo da mangiare. Assicurati di far sapere al tuo catering se ne avrai bisogno per fornire prodotti di carta, come piatti, tovaglioli o tazze. Effettua qualsiasi pagamento necessario. Alcuni luoghi e ristoratori richiedono il pagamento anticipato, mentre altri sono felici di raccogliere soldi il giorno del tuo evento.
Imposta la tua sede il giorno prima o la mattina del tuo evento. Dovrai essere sicuro che il personale del tuo locale abbia impostato la stanza come richiesto. Dovrai anche posizionare i tuoi pacchetti e altri materiali in ogni luogo prima che arrivino i tuoi ospiti. Cammina per la stanza e assicurati che tutti abbiano una visione chiara di te o del tuo interlocutore nella parte anteriore della stanza.
Pianifica per te stesso o un rappresentante della tua azienda per essere presente quando i primi ospiti inizieranno ad arrivare il giorno del tuo evento. Dovrai salutare le persone e indirizzarle verso il foglio di accesso, la posizione dei servizi igienici e i rinfreschi.
Suggerimenti
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Cerca di rimanere il più organizzato possibile quando pianifichi il tuo seminario. Piccoli dettagli possono tendere a sopraffarti, e quanto più organizzati ti portano all'avvenimento, tanto più facilmente si svolgerà nel grande giorno.
avvertimento
Avrai sempre alcuni partecipanti che hanno prenotato un posto al tuo seminario che non si presentano il giorno dell'evento. Emergono emergenze o altri problemi che impediscono ad alcune persone di venire realmente. Non lasciarti disturbare. È probabile che ci saranno una o due persone che si presenteranno all'ultimo minuto e chiederanno se possono ancora partecipare.
