Tenere un seminario su un argomento specifico può insegnare alle persone qualcosa di nuovo, rieducare le persone su qualcosa che già conoscono e introdurre progressi nel proprio settore. Ma tenere un seminario può essere costoso. Ci sono una serie di decisioni che dovrai prendere in modo che tu sappia quanti soldi spendere per il tuo seminario e una serie di fattori che influenzeranno il costo complessivo.
Articoli di cui avrai bisogno
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Budget del seminario
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Stima dei partecipanti
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Elenco dei venditori
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Piano preventivo del precedente seminario
Inizia a fare un piano di budget per il tuo seminario determinando quanti soldi hai da spendere per il tuo seminario. Se la tua organizzazione ha assegnato un determinato importo per l'evento, dovrai sapere di cosa si tratta. Se prevedi di addebitare il costo del seminario nella speranza di raggiungere il pareggio, dovrai determinare quanto addebitare in base al numero di partecipanti previsti e al costo complessivo previsto per l'evento.
Determina il costo complessivo dell'evento creando un elenco degli elementi necessari per organizzare il seminario. Includere cose come il costo del noleggio di una struttura se non si dispone di spazio disponibile, il costo del noleggio di attrezzature audiovisive per i presentatori, il costo dei presentatori se vengono pagati, il costo di eventuali stampati stampati e penne e il costo del noleggio di tavoli e sedie se si prevede di farlo.
Richiedi un piano di budget da un seminario precedente organizzato dalla tua organizzazione per avere un'idea di quanto ha pagato per ciascuno di questi articoli. Dovrai anche ottenere un elenco di fornitori consigliati che la tua organizzazione ha utilizzato in passato. Se la tua organizzazione non può raccomandare alcun fornitore, contatta la camera di commercio locale o altre organizzazioni con cui hai buoni rapporti e chiedi se possono consigliare i venditori. Chiama i fornitori che prevedi di utilizzare e richiedi le stime in base al numero di partecipanti che intendi avere al tuo seminario.
Tieni traccia delle stime dei fornitori creando un modulo sul tuo computer. Crea una sezione per ogni articolo di cui hai bisogno. Ad esempio, crea una sezione etichettata come "audio-visiva" e digita l'azienda e il prezzo approssimativo. Se ricevi quotazioni da due società, includile entrambe e i loro prezzi. Fatelo per ogni articolo della lista e sommate gli importi. Se hai prezzi diversi da fornitori simili, inizia aggiungendo la quantità del fornitore che preferisci e passa al fornitore meno costoso se il tuo totale risulta troppo costoso.
Confronta il costo totale proiettato del tuo seminario per l'importo che la tua azienda ha preventivato per vedere se è accettabile. Se il costo è troppo grande, considera di addebitare ai partecipanti di partecipare al seminario. Dividere il costo del seminario, o il costo del seminario oltre il budget, dal numero di partecipanti previsti per determinare quanto dovresti addebitare alle persone.
