La convalida della fattura è necessaria per qualsiasi attività commerciale; si tratta di spese di controllo incrociato ricevute o fatturate con importi pagati o ricevuti.La maggior parte dei sistemi di contabilità sono automatizzati, ma a volte può essere necessario convalidare manualmente le fatture. Le piccole imprese possono convalidare manualmente tutte le fatture, il che funziona fintanto che esiste un sistema di controlli e contrappesi per ridurre la disonestà dei dipendenti.
Fatture in entrata
Un dipendente deve compilare le fatture al loro arrivo, separarle dal fornitore ed etere verificarle personalmente o inoltrarle al dipendente responsabile del singolo account. Se una fattura è valida dipende da diversi fattori, quindi è essenziale che ognuno finisca nella posizione corretta. Un dipendente deve quindi controllare ogni articolo, registrare la fattura e inoltrare la fattura per il pagamento. Le persone responsabili della convalida delle fatture non dovrebbero mai avere accesso ai fondi per il pagamento.
Fatture in uscita
Tutte le fatture in uscita devono essere verificate con accuratezza prima di spedire. Mentre un individuo o un dipartimento possono essere responsabili per l'immissione di articoli, compresi i costi di vendita e di servizio, i costi di manodopera assegnati e tutti i materiali e le forniture utilizzati per un particolare lavoro. Ogni fattura deve essere confrontata con l'account cliente associato al fine di aumentare la soddisfazione del cliente attraverso un'accurata fatturazione e di ridurre le spese di manodopera causate dalle correzioni della fattura.
pagamenti
Una volta che le fatture sono state convalidate, vengono trasferite a un individuo o reparto per l'elaborazione dei pagamenti. È assolutamente essenziale che il responsabile della convalida delle fatture non abbia accesso ai fondi di pagamento. Questo sistema di controlli e saldi garantisce che i dipendenti non abbiano l'opportunità di falsificare assegni, pagare fatture inesistenti o falsificate o eseguire altre pratiche disoneste.
dichiarazioni
Quando le dichiarazioni arrivano o vengono inviate, devono essere confrontate con ciascun cliente o fattura del venditore per garantire la precisione. Le aziende che operano su base strettamente manuale devono implementare un sistema di archiviazione efficace; tutte le fatture devono essere copiate se necessario e archiviate sotto il nome del cliente o del fornitore. Quando arrivano le dichiarazioni, un individuo o un reparto separato deve verificare che ogni addebito e pagamento appaiano esattamente sulla dichiarazione. Separando il reparto di convalida delle dichiarazioni dalla fattura e dai reparti di pagamento si garantisce un'ulteriore precisione e si scoraggia il comportamento disonesto.
