Ottenere negozi per donare merce alla tua causa è spesso più facile che farli dividere in contanti. Se hai un'energica squadra di volontari che ti aiuta a raccogliere oggetti per la tua asta silenziosa, premi porta o abbigliamento per i tuoi clienti, devi spedirli ben preparati per il loro compito. Avranno bisogno di credenziali, una sceneggiatura, una descrizione di ciò che stanno cercando e documenti per documentare le donazioni.
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Pianifica l'evento o il programma per il quale hai bisogno di donazioni. Se la tua ricerca di fondi o il tuo progetto mancano di una chiara serie di obiettivi e strategie d'azione, i tuoi volontari non sapranno che tipo di cose desideri. Questo è particolarmente importante quando si raccolgono merci anziché denaro. Non si può ottenere il tipo sbagliato di denaro, ma si può facilmente finire con tonnellate di materiale donato che non è possibile utilizzare.
Stabilisci gli obiettivi per il programma di raccolta delle donazioni. Sapere quanti oggetti è necessario ottenere e avere una chiara descrizione di cosa sono questi elementi e di come verranno utilizzati. È molto importante che i volontari capiscano come intendi utilizzare le donazioni in modo che possano rispondere alle domande dei donatori.
Contatta il maggior numero di aziende per cui puoi ottenere indirizzi e nomi di gestori. Invia una lettera che illustri quali tipi di donazioni stai cercando e informandoli che saranno visitati da un volontario.
Scrivi un semplice script da usare quando chiedi la donazione. Provalo con i tuoi volontari finché non si sentono a loro agio. I volontari con esperienza di vendita renderanno la sceneggiatura loro propria. Quelli meno sicuri di se stessi almeno non saranno a corto di parole quando si avvicinano ai proprietari dei negozi.
Recluta volontari che amano la tua organizzazione e che saranno entusiasti di sollecitare articoli per il tuo evento o programma. Cerca in particolare le persone con abilità dimostrate nelle vendite se riesci a ottenerle. Una persona che gode di quel genere di cose otterrà il doppio in metà tempo.
Crea credenziali per i tuoi volontari che li identificano facilmente ai proprietari di negozi e ai gestori. Un badge o una carta aiuta a eliminare le preoccupazioni dei potenziali donatori che potrebbero chiedersi se i tuoi volontari sono legittimi.
Creare e stampare fogli di registro delle donazioni che i volontari possono utilizzare per registrare quali donazioni provengono da quali società, compresi i nomi, gli indirizzi, i numeri di telefono e le e-mail dei contatti. Queste informazioni aiuteranno il tuo contabile a generare record e ricevute e ad aggiungerle al database dei donatori. Crea un modulo di ricevuta semplice che il volontario può dare anche al negozio dei donatori.
Donatori in avvicinamento
Visita i negozi dai quali vuoi sollecitare donazioni di abbigliamento e parla direttamente con il gestore. Molti manager hanno l'autorità per effettuare donazioni di beni direttamente alle organizzazioni non profit locali. Se non lo fanno, ti rimanderanno al proprietario o, nei grandi magazzini, a una persona che ha l'autorità per fare una tale donazione.
Chiedi quello che vuoi. Spiega come saranno usati gli oggetti. Se usato direttamente per i partecipanti al programma, spiega perché hanno bisogno di vestiti. Se usato come premio o oggetto dell'asta, spiega come l'oggetto migliorerà la raccolta fondi e quale tipo di riconoscimento pubblico darai loro all'evento.
Offri un'alternativa, nel caso in cui il gestore o il proprietario siano riluttanti a donare merci. Il denaro è sempre un'alternativa a un oggetto donato e molti si sentono più a proprio agio a fare quel tipo di donazione.
Compilare accuratamente il registro dei donatori e la ricevuta. Imballare con cura l'oggetto donato per il trasporto. Non permettere ai tuoi volontari di lanciare donazioni per l'abbigliamento in un'auto. Dovrebbero sempre trattare con cura i vestiti donati per evitare di macchiarsi o incresparli.
Chiedi al donatore di indirizzarti ad altre imprese o amici che potrebbero dare alla tua causa. A volte il fatto che un negozio di abbigliamento abbia fatto una donazione può incoraggiarne un altro a corrispondere o superare la donazione di un concorrente. A volte il donatore chiederà; va bene dire loro quello che hanno dato gli altri. Garantire che i volontari consegnino articoli donati al sito di stoccaggio e compilino completamente i registri. Non dimenticare di ringraziare i tuoi volontari e rilasciare certificati di apprezzamento stampati alla fine della campagna. Riconoscere gli sforzi in sospeso pubblicamente. Getta una festa per i volontari in seguito per dire "Grazie".
