La documentazione è importante per qualsiasi implementazione del sistema e un sistema di contabilità non fa eccezione. La documentazione viene solitamente effettuata su supporto cartaceo o online con spiegazioni sul motivo per cui una determinata decisione è stata presa rispetto ad altre. La documentazione è di solito standard all'interno di un'azienda e viene eseguita allo stesso modo ogni volta che viene implementato un nuovo sistema, facilitando la lettura e la ricerca di eventuali problemi.
Risoluzione dei problemi
L'importanza di una documentazione del sistema contabile è chiaramente visibile quando qualcosa va storto e le persone hanno bisogno di capire come risolverlo. Ad esempio: un sistema di contabilità fornitori aggiunge un'imposta strana a determinati fornitori. Il modo più semplice per scoprire la causa di questo problema è rivedere la documentazione per vedere come è stato impostato il sistema e perché. Questo è fondamentale quando un sistema viene utilizzato per la prima volta e le persone riscontrano problemi imprevisti. Forse un rapporto chiede informazioni che non esistono. Esaminare la documentazione potrebbe aiutare a risolvere il problema mostrando dove sono impostate queste informazioni all'interno del sistema.
decisioni
La documentazione di un sistema contabile dovrebbe presentare le decisioni quando viene implementato un sistema. Molti sistemi consentono molta flessibilità e, insieme alla flessibilità, arrivano le decisioni. Ad esempio, la documentazione mostrerebbe chi ha deciso il numero di cifre che un account dovrebbe avere e i motivi per cui tale decisione è stata presa. Questo è abbastanza importante quando un'impresa subisce grandi cambiamenti e il nuovo management vuole capire le decisioni prese da persone che non ci sono più. Forse quelle decisioni erano sagge; forse no. Ma almeno c'è una documentazione delle decisioni prese per l'azienda.
I cambiamenti
Quando un sistema deve essere aggiornato con una nuova versione o un nuovo modulo, avere una documentazione adeguata può aiutare a rendere questo processo più rapido. Questo è fondamentale se un programma di contabilità è stato progettato specificamente per un'azienda. Qualsiasi dettaglio tecnico è molto importante quando si considera la compatibilità con altri software e le eventuali modifiche necessarie al programma. Ad esempio, potrebbe essere necessario un modulo di asset fisso e si desidera che quel modulo trasferisca le informazioni alla contabilità generale. La documentazione dovrebbe fornire indizi sul fatto che sia possibile farlo e, in tal caso, su che cosa è necessario fare. Di solito, le persone della tecnologia dell'informazione (IT) utilizzano la documentazione per informazioni tecniche.
Formato
Una buona documentazione per i sistemi di contabilità è solitamente una combinazione di diagrammi di flusso e testo. Molte volte, un diagramma di dati mostra come un sistema è stato sviluppato e implementato meglio del testo. Questi possono essere un po 'complicati da capire, quindi assicurati che la tua documentazione abbia una legenda in modo da poter seguire i concetti.
Altri formati per la documentazione sono sotto forma di questionari, dove vengono poste domande specifiche e vengono documentate le risposte. In base a risposte, report e altri problemi relativi al sistema di contabilità vengono risolti. Molte volte la documentazione ha sia diagrammi di flusso che questionari.
considerazioni
Molte aziende documentano come e perché è stato selezionato un certo sistema contabile invece di altri. Ciò può dare agli utenti una vera idea di cosa fosse allora il pensiero, anche se nessuno dei decisori è in giro per le domande. Dal momento che un'implementazione del sistema può essere costosa, in genere sono disponibili minuti di riunioni per documentare il processo decisionale. Forse la formazione gratuita è stata offerta da un venditore più attraente di un altro. Quindi, anche prima che sia in corso l'implementazione del sistema, dovrebbe essere disponibile anche la documentazione.
