Un sistema di informazioni contabili fornisce informazioni finanziarie accurate e tempestive a fini di gestione interna. Sebbene questi sistemi possano includere manuali e registri cartacei, la maggior parte dei sistemi nell'attuale contesto aziendale è costruita su programmi o applicazioni software di contabilità. Questi sistemi forniscono report finanziari o operativi ai proprietari di aziende per prendere decisioni. Un sistema di informazione contabile può anche integrare e soddisfare gli obiettivi di livello dipartimentale e aziendale.
Raccolta centrale di informazioni
I sistemi informativi contabili raccolgono informazioni per vari scopi in un'azienda. Le grandi organizzazioni utilizzano spesso questo sistema per raccogliere e organizzare informazioni finanziarie e di altro tipo da più reparti o divisioni aziendali. Un sistema di contabilità può anche avvantaggiare organizzazioni con diverse sedi nazionali o internazionali. Questo sistema consente il trasferimento elettronico di informazioni da molte fonti in una posizione centrale in cui i contabili raccolgono ed elaborano questi dati. Alcuni sistemi possono anche raccogliere informazioni in un formato in tempo reale.
Pesi e contrappesi
I responsabili della contabilità e le autorità di vigilanza utilizzano un sistema di informazione contabile per separare le attività e garantire che siano in atto controlli per diverse funzioni contabili. Contabilità clienti, contabilità clienti, buste paga, dati finanziari dipartimentali, immobilizzazioni e acquisto di ogni lavoro in moduli separati in un sistema di contabilità avanzata e richiedono procedure e procedure di gestione individuali. Ognuno di questi moduli alimenta i dati riepilogati nella contabilità generale, ma consente controlli e saldi di sistema lungo il percorso. I report possono essere generati da singoli moduli per garantire l'accuratezza dei dati prima di essere passati alla contabilità generale di un'azienda.
Migliorare il flusso di lavoro
Migliorare il flusso di lavoro nei singoli dipartimenti ottiene spesso un impulso dall'implementazione di un sistema di informazione contabile. I dipartimenti al di fuori della contabilità devono comprendere in che modo le informazioni critiche vengono elaborate attraverso il sistema di informazioni finanziarie interne della società per una serie di motivi. I documenti di origine - come fatture, ordini di acquisto, rapporti di spesa dei dipendenti, orari per l'inserimento delle buste paga, fatture e moduli di acquisizione dei beni - devono tutti trovare la loro strada dall'originatore al reparto contabilità.
A seconda del software, il sistema di contabilità richiede l'immissione manuale nel sistema di una varietà di informazioni per le diverse parti del processo. Ciò spesso determina il flusso di lavoro di altri reparti relativamente all'elaborazione dei dati finanziari. Procedure e processi che delineano chiaramente le informazioni necessarie, i passaggi per elaborare tali informazioni e il processo di approvazione, aiutano a ridurre il lavoro ridondante e assicurano che il reparto contabilità abbia le approvazioni necessarie per elaborare i dati finanziari.
