Un sistema di informazione contabile è progettato per le aziende da utilizzare per la registrazione delle loro transazioni finanziarie. Le informazioni vengono inserite, elaborate, archiviate e distribuite attraverso questo tipo di sistema. I sistemi informativi contabili hanno molti vantaggi; tuttavia, ci sono anche alcuni svantaggi per loro.
Imparare il sistema
L'apprendimento di un sistema di informazione contabile può spesso essere difficile e richiedere tempo. Gli individui devono essere addestrati su un sistema, e questo può causare uno svantaggio alle aziende in termini di tempo e risorse umane. Un sistema di informazioni contabili è costituito da molti componenti diversi e quasi tutti i sistemi sono informatizzati. A causa della loro complessità, alcune persone potrebbero trovarle difficili da usare. Possono essere necessarie settimane o mesi affinché una persona possa comprendere un sistema di contabilità, e di solito l'individuo non capisce ancora completamente di cosa sia capace il sistema. Se il dipendente smette di lavorare presso l'organizzazione, può richiedere settimane o mesi, ancora una volta, per formare un altro dipendente.
Perdita di informazioni
I sistemi informativi contabili sono solitamente informatizzati. Per questo motivo, c'è sempre il rischio di perdere informazioni attraverso interruzioni di corrente o crash del sistema. Quando ciò accade, c'è la possibilità che tutte le informazioni nel sistema possano essere perse. Le aziende prendono precauzioni per questo problema eseguendo regolarmente il backup dei file e eseguendo la manutenzione standard su tutti i sistemi di computer. Installano anche software anti-virus come ulteriore precauzione. Tuttavia, nessuno di questi passaggi elimina il potenziale problema che potrebbe verificarsi. I sistemi informativi contabili memorizzano le informazioni finanziarie di un'azienda per anni. Se si verifica un arresto anomalo del sistema, ciò causa uno svantaggio notevole alla società. Tutte o alcune informazioni vengono perse e c'è la possibilità che non venga mai ripristinata.
Rivalutazione
Le aziende cambiano spesso il loro modo di fare business per stare al passo con le ultime tendenze. Per stare al passo con un mondo degli affari esigente, questi cambiamenti possono avere un impatto su un sistema contabile. Un sistema di informazione contabile è difficile da configurare perché ogni azienda è unica nel suo genere. Per stare al passo con i cambiamenti, i sistemi di informazione contabile devono essere rivalutati spesso. Spesso è necessario apportare modifiche a un sistema per elaborare le informazioni in modo efficiente. Questo può essere uno svantaggio per le aziende perché richiede tempo per la rivalutazione e costa denaro.
