I controlli interni sono recensioni, procedure o linee guida per proteggere e salvaguardare le informazioni finanziarie e commerciali di un'azienda. Titolari e responsabili delle attività aziendali sono responsabili dello sviluppo e dell'attuazione dei controlli interni per contenere i costi e ridurre al minimo o evitare problemi. L'inventario rappresenta una risorsa fisica costosa e considerevole per la maggior parte delle aziende. I controlli interni sono necessari per l'inventario, perché le aziende raramente possono sopravvivere se perdono costantemente l'inventario per furto, deterioramento e obsolescenza.
Sistema di inventario
I sistemi di inventario sono metodi contabili per la gestione delle transazioni finanziarie relative agli articoli di inventario fisico di un'azienda. Due sistemi comuni sono i sistemi periodici e perpetui. I sistemi di inventario periodici aggiornano il registro contabile una volta al mese o ogni trimestre. Un metodo migliore e più controllato è il sistema di inventario perpetuo, che aggiorna l'inventario dopo ogni acquisto, vendita e adeguamento. I sistemi di inventario danno a proprietari e gestori una migliore idea del costo dell'inventario e dei suoi effetti sul bilancio, che è una parte importante dei controlli interni.
Processo d'ordine
I controlli interni creano limitazioni specifiche sul processo di ordinazione dell'inventario di un'azienda. Proprietari e manager di solito dividono le mansioni di ordinamento dell'inventario tra più dipendenti. Ciò garantisce che un individuo non ordini l'inventario e lo rubi quando entra nel magazzino dell'azienda. È inoltre importante separare l'ordine d'acquisto e il processo di pagamento, in quanto un dipendente può "ordinare" l'inventario da una società fittizia e inviare il pagamento a una casella postale affittata dal dipendente.
Conservazione
Lo storage è una procedura di controllo dell'inventario fisico. Le aziende devono trovare magazzini e distributori sicuri, quindi l'inventario non viene rubato o danneggiato. Un'adeguata gestione del magazzino garantisce inoltre che l'azienda disponga di spazio sufficiente per ricevere e archiviare correttamente i prodotti di magazzino. Le aziende devono disporre di spazio sufficiente per guidare carrelli elevatori, spostare pallet e consentire ai lavoratori di attraversare il magazzino in sicurezza senza danneggiare l'inventario.
Conta fisica
Conti fisici riconciliare il registro contabile della società con la quantità effettiva di inventario a portata di mano. Le aziende utilizzano in genere il conteggio dei cicli o un conteggio delle scorte annuale per questo processo. I conteggi del ciclo sono conti correnti in cui le aziende richiedono ai dipendenti di contare un numero specifico di articoli ogni settimana. Gli articoli di valore elevato o popolari possono essere una caratteristica costante dei conteggi dei cicli per garantire che questi articoli non siano compresi. I conteggi fisici annuali avvengono una volta all'anno, quando la società conta l'intero inventario in una sola volta anziché un conteggio settimanale.
