Che tu abbia una piccola azienda o una grande azienda, è importante archiviare e gestire correttamente i documenti creati nel corso della propria attività. Questi possono includere qualsiasi cosa, da file digitali e dichiarazioni dei redditi a contratti e rapporti di progetto. È qui che entra in gioco la gestione di documenti e record. I suoi obiettivi principali sono l'elaborazione delle informazioni registrate, il miglioramento dei processi di lavoro generali e il recupero più rapido dei dati. Esistono diversi tipi di sistemi di gestione dei record e ciascuno ha caratteristiche distintive.
Cos'è un sistema di gestione dei record?
Ricevute o fatture commerciali errate, documenti archiviati in modo errato e file corrotti sono tutti lamentele comuni dei proprietari di aziende. Tra il 2005 e il 2018, oltre 22 milioni di record sono stati esposti negli Stati Uniti a seguito di violazioni dei dati. Inoltre, i dipendenti trascorrono metà del loro tempo alla ricerca di informazioni relative all'attività della loro azienda. Oltre il 26% afferma che la gestione dei dati nelle proprie organizzazioni è piuttosto caotica.
Le aziende grandi e piccole sono tenute a conservare i loro documenti per un certo periodo. Gli estratti conto bancari e delle carte di credito, ad esempio, dovrebbero essere conservati in un luogo sicuro per almeno sette anni. Lo stesso vale per i documenti di preparazione delle dichiarazioni dei redditi. Estratti conto investimenti, assegni annullati e buste paga devono essere conservati per almeno un anno.
Cosa succede se questi documenti sono persi o danneggiati? Immagina di accendere il tuo computer per capire che è stato violato. Se il tuo edificio per uffici prende fuoco, tutti i tuoi file potrebbero essere persi per sempre. Certo, puoi sempre conservare le copie in una posizione diversa, ma ciò comporterebbe più spazio e costi maggiori.
Un sistema di gestione dei record, noto anche come sistema RMS, può rendere tutto molto più semplice. Questo tipo di software consente di archiviare, trovare e utilizzare record ufficiali come prova di transazioni, pagamenti e altre operazioni commerciali. I più recenti programmi di gestione documentale e documentale hanno funzionalità avanzate come strumenti di ricerca, capacità di scansione, strumenti di conservazione e classificazione, funzioni di tracciamento della conformità e altro ancora.
La gestione dei record non solo assicura che i tuoi file siano prontamente disponibili ogni volta che ne hai bisogno, ma può anche migliorare il flusso di lavoro e la produttività all'interno della tua organizzazione. I dipendenti saranno in grado di recuperare rapidamente dati, elaborare informazioni, identificare il proprietario di ciascuna serie di record ed eliminare i dati ridondanti.
Software di gestione dei record basato su cloud
Con un sistema di gestione dei record basato su cloud, hai tutti i tuoi documenti in un unico posto. Questa soluzione di archiviazione digitale funge da magazzino per i file all'interno dell'organizzazione, permettendoti di accedervi sempre e ovunque. È particolarmente utile per le aziende con team remoti e con uffici in più posizioni.
Questo tipo di software RMS protegge i tuoi file ed elimina la necessità di programmi aggiuntivi per eseguire backup di routine. Inoltre, consente agli utenti di assegnare file specifici ad altri membri del team e di inviare notifiche in tempo reale anziché inviare e-mail avanti e indietro. Poiché i dati sono archiviati sui server dell'host, sono meno vulnerabili agli attacchi informatici.
Software di gestione dei record aziendali
Le grandi organizzazioni in genere optano per il software di gestione dei record aziendali. Questi programmi hanno funzionalità avanzate e possono memorizzare, organizzare ed elaborare grandi quantità di dati. Con un sistema RMS aziendale, sarà più facile gestire i record fisici e digitali, tenere traccia dello stato e della posizione di ogni file e trasferire i dati dai sistemi legacy al software più recente.
Per ottenere risultati ottimali, scegliere un programma con controlli di accesso utente sicuri, indicizzazione dei dati in tempo reale e meccanismi di gestione dello smaltimento. Un sistema RMS aziendale affidabile consente di mettere in attesa i record, condurre ricerche full-text e importare record fisici e digitali in qualsiasi formato da qualsiasi fonte. Queste funzionalità possono semplificare le operazioni aziendali e portare a un migliore processo decisionale.
Questi tipi di software di gestione dei record possono essere ulteriormente suddivisi in diverse altre categorie. I sistemi di gestione dei contenuti, i sistemi di gestione dei documenti e i sistemi di imaging digitale sono solo alcuni esempi. Quale scegliere dipende dalle esigenze e dal budget della tua azienda.
