In un giorno ed età della tecnologia, processi di ridondanza, terabyte, gigabyte e copie duplicate di informazioni, la gestione dei record è una pratica banale ma critica che tutte le organizzazioni dovrebbero avere inchiodato. Sempre più spesso, l'approccio al mantenimento dei file di dati sta diventando il pane e il burro di un buon processo decisionale.
Che cos'è la gestione dei record
La gestione dei record coinvolge più aree di raccolta dati, archiviazione e, infine, distruzione appropriata. La scienza è suddivisa in più categorie: input e raccolta, archiviazione, ridondanza e backup e riduzione. L'input e la raccolta stabiliscono protocolli per i dipendenti da seguire su come vengono creati i dati e sul sistema di archiviazione che dovrebbe seguire per un facile recupero in seguito. Specifica anche cosa dovrebbe essere tenuto e cosa non dovrebbe. Lo storage può coinvolgere sia i file cartacei che elettronici e stabilisce i parametri su quali supporti di archiviazione sono consentiti e quali no (ad esempio, i dischi rigidi rispetto alle cartelle di carta rispetto alle reti o alle unità flash). La ridondanza e il backup implicano il mantenimento di copie di sicurezza di informazioni importanti in caso di disastro. Infine, la riduzione specifica i metodi consentiti per la distruzione e l'eliminazione dei dati dai sistemi aziendali.
Assistenza statistica al processo decisionale
La gestione dei record consente una facile raccolta di statistiche. Gran parte del processo decisionale aziendale si basa sull'analisi delle tendenze. L'analisi delle tendenze è sviluppata e costruita sulla base della ricerca di modelli di informazioni e dati e trarre conclusioni sul comportamento di tali modelli. Migliore è la gestione delle informazioni, migliore è l'analisi delle tendenze e le conoscenze commerciali correlate.
Evitare la perdita di informazioni
Un altro componente chiave della gestione dei record è la prevenzione della perdita di dati. Può accadere molto facilmente: un file viene eliminato, la cartella sbagliata viene distrutta, un cattivo impiegato esce dall'edificio con dati sensibili.
La gestione dei record garantisce la presenza di processi preventivi per organizzare e archiviare le informazioni in modo protetto. Quindi vengono messe in gioco ridondanze come sistemi di backup e repository multipli, quindi se un file system viene distrutto può essere rapidamente sostituito da una copia recente. Infine, le misure di sicurezza aiutano a catturare record che vengono manomessi e che possono mettere a repentaglio il benessere e gli interessi di un'azienda.
Benefici organizzativi
La gestione dei record migliora l'efficienza. I dati vengono trovati più velocemente, più facilmente e il processo decisionale è migliorato grazie all'analisi immediata e al recupero delle informazioni. Una migliore tenuta dei registri riduce lo spreco di risorse. Meno spazio su carta e spazio di archiviazione viene utilizzato quando vengono seguiti i protocolli appropriati. La distruzione accidentale e la perdita permanente vengono evitate quando la corretta gestione dei documenti garantisce l'esistenza di copie di backup recenti. La gestione dei documenti mantiene anche una traccia cartacea per aiutare a difendere le azioni della società durante il contenzioso. Infine, la gestione dei record aiuta a mantenere una buona organizzazione nel trattare, rispondere e servire clienti o progetti. Mantenendo un sistema di raccolta delle informazioni organizzato, dati e informazioni preziosi possono essere recuperati quando necessario specifici per un cliente o un progetto.
Outsourcing come opzione
Molte aziende vogliono rimanere dedicate alle loro specialità principali e non vogliono essere così infastidite dal mantenimento dei sistemi di dati. In tali casi, può essere molto utile utilizzare un partner o un fornitore per gestire e progettare la gestione dei record in modo che l'azienda cliente possa concentrarsi solo sul proprio core business. L'amministrazione si riduce a pagare per un servizio che assicura che le informazioni memorizzate vengano raccolte e mantenute in base alle esigenze del cliente per il processo decisionale. Molte aziende più grandi si sono mosse verso questa direzione per essere più efficienti, a volte affidando in outsourcing solo servizi di backup e altri a rivendere interi sistemi di registrazione ai fornitori per una migliore gestione.
