I controlli interni sono politiche messe in atto per prevenire il furto e il danneggiamento di beni preziosi di un'azienda. Le risorse materiali, come proprietà immobiliari, attrezzature produttive, inventario e liquidità, possono essere una sfida da tenere al sicuro in ogni momento, ma familiarizzare con i controlli interni per gestire le risorse tangibili può aiutare a proteggere la tua proprietà.
Accesso controllato
Controlla l'accesso alle aree chiave delle tue operazioni, come le strutture di stoccaggio di inventario, i depositi di denaro e le sale attrezzature, con serrature o punti di controllo di sicurezza. Sono disponibili sistemi elettronici che consentono di limitare l'accesso alle aree sensibili al personale designato senza utilizzare le chiavi tradizionali. Questi sistemi hanno la capacità di tenere un registro di cui i dipendenti hanno accesso a specifiche aree in momenti specifici.
Problemi di delegazione
Delega solo le attività che comportano l'accesso aperto a inventario, denaro e altri oggetti di valore ai tuoi dipendenti più fidati. Secondo Montana.edu, i manager non dovrebbero consentire a nessuno di firmare il nome del manager quando si tratta di fornitori, distributori o clienti e non dovrebbero consentire a nessun dipendente il controllo esclusivo o l'esposizione a attività di consegna o di gestione del contante.
Problemi di sicurezza
Un'attenzione disciplinata ai dettagli è vitale per la sicurezza delle tue risorse tangibili. Blocca, cancella e fissa i tuoi edifici completamente dopo ogni giorno lavorativo e utilizza la sorveglianza della telecamera per registrare i trasgressori o attività sospette. Effettua frequenti depositi bancari e conserva solo quanto denaro contante, a seconda delle necessità.
Percorsi di accesso
Registra l'accesso alle aree sensibili quando possibile. Secondo siterooms.com, i record di accesso sono la chiave per controlli interni efficaci. Tenere un registro elettronico di accesso alle aree riservate. Richiedere ai cassieri di accedere ai registratori di cassa con un ID univoco e non consentire la condivisione del registratore di cassa. Richiedere ai dipendenti di contrassegnare le loro iniziali sulle ricevute di deposito bancario, i moduli di consegna, i nastri del registratore di cassa e altri documenti di controllo.
Audit fisici
Effettua verifiche periodiche e casuali del tuo inventario, delle attrezzature e dei conti bancari per individuare tempestivamente attività sospette. Prendi in considerazione l'utilizzo di una società di revisione di terze parti per garantire l'affidabilità dei risultati dell'audit.
Non consentire ai dipendenti di verificare le proprie aree di responsabilità. Ad esempio, non consentire a un dipendente incaricato di ricevere consegne per controllare l'inventario delle materie prime e non consentire al dipendente che effettua depositi bancari di controllare gli estratti conto bancari e i registri di cassa.
Trasparenza
I concetti e le tecniche sopra menzionati possono aiutare nella prevenzione di perdite e danni, ma rendere le vostre politiche di controllo interno completamente trasparenti a dipendenti, clienti e partner commerciali può servire a prevenire in primo luogo il verificarsi di eventi. Ad esempio, comunica ai tuoi dipendenti che l'accesso alle aree riservate è registrato; fai sapere ai clienti che i tuoi locali sono monitorati dalla videosorveglianza; e lascia che i tuoi fornitori conoscano le tue politiche di controllo interno.
