La documentazione dei controlli e dei processi interni può essere difficile. I processi complessi sono presentati in uno stile facile da capire e non è un compito semplice. Devi avere eccellenti capacità comunicative, sia orali che scritte per fare un buon lavoro. I passaggi per creare una buona documentazione coinvolgono interviste agli impiegati, osservazione, valutazione e organizzazione. Un aspetto importante della creazione della documentazione è consentire modifiche successive. I processi cambiano e, di conseguenza, anche i documenti devono cambiare.
Intervistare i dipendenti Questo è il primo passo in questo processo. Non fare supposizioni e porre domande per ricontrollare la tua comprensione. Chiedi ai dipendenti di mostrarti di cosa stanno parlando. Se qualcuno ha bisogno di approvare un documento, chiedi di vedere quel documento. Alcune persone amano usare un registratore e quindi trascrivono le informazioni. Questa può essere una buona idea se qualcuno parla e mostra il processo allo stesso tempo con molti dettagli. "Mostra e racconta" è la strada da percorrere.
Osserva i tuoi dintorni. Se il processo è quello di allegare fatture per controllare le richieste, ad esempio, nota se questo è effettivamente fatto. Molte volte le persone ti dicono il modo giusto di fare un certo processo, ma questo non significa che sia il modo in cui viene fatto. Poiché stai documentando la realtà, osservare il processo può essere prezioso per aggiungere buone informazioni non ovvie durante l'intervista. Guarda nel riempimento degli armadietti e osserva quali documenti hanno le persone alla loro scrivania.
Valutare l'efficacia di un processo documentandolo. Se vedi processi che non funzionano o vengono eseguiti due volte, fai una notazione. Questo è il modo migliore per aggiungere valore ai processi di documentazione del lavoro. Quando valuti un processo, lo stai guardando oggettivamente e puoi dare suggerimenti per miglioramenti. Assicurarsi di seguire il protocollo quando si fanno raccomandazioni. Ricorda: se i processi cambiano a causa dei tuoi consigli, dovrai documentare i processi migliorati, non solo quelli vecchi.
Documentazione file in raccoglitori e online in cartelle. Avere i modelli per standardizzare la documentazione aiuta a renderlo facile da leggere. Ogni raccoglitore o cartella dovrebbe avere un indice con informazioni su un'area. Ad esempio, è possibile avere un raccoglitore di Contabilità fornitori in cui è possibile archiviare narrative e diagrammi di flusso che documentano il processo. Potresti avere un altro raccoglitore sul libro paga e un altro su Contabilità clienti. La separazione della documentazione sui processi può aiutare gli utenti a trovare informazioni. Avere la stessa organizzazione su tutti i raccoglitori per quanto riguarda l'ordine della documentazione, il sommario in primo piano, ecc. Questo è molto importante quando è necessario apportare modifiche e un elemento specifico deve essere trovato rapidamente.
Suggerimenti
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Utilizzare Word o un altro programma per creare la documentazione.
Considera un software di documentazione specifico per il tuo settore che possa farti risparmiare tempo nella scrittura e nell'organizzazione. Considera di fare sia le narrative che i diagrammi di flusso per migliorare la chiarezza. Evita di usare gergo o iniziali
Altre considerazioni includono: Scrivere frasi brevi ed evitare la voce passiva; non abbellirlo o implicare giudizi. Ad esempio, non scrivere sulla bella receptionist. Scrivi della receptionist. Non utilizzare nomi reali di persone: utilizzare sempre i nomi delle posizioni e mantenerli coerenti in tutta la documentazione; avere un manager o un supervisore leggere la documentazione per assicurarsi che sia corretta; e prestare attenzione alle informazioni riservate contenute nella documentazione. Non mostrare esempi di firme di controllo o mostrare informazioni riservate sul libro paga in esso.
avvertimento
Sii consapevole degli utenti della tua documentazione. Possono includere non solo le persone interne, ma anche i revisori dei conti e altre parti interessate. Questo molto visibile. Quindi, assicurati che il tuo lavoro non contenga errori grammaticali o di ortografia imbarazzanti.
