Per le imprese manifatturiere, l'inventario comprende uno dei beni più grandi di proprietà dell'azienda. Questo inventario è costituito da materie prime, lavori in corso e prodotti finiti. Il processo di produzione converte l'inventario delle materie prime in inventario dei prodotti finiti. Le aziende manifatturiere devono controllare il loro processo di produzione e gestire l'inventario al fine di salvaguardarlo. Queste società incorporano controlli interni per gestire l'inventario e controllare la produzione.
Documentazione
La documentazione costituisce un componente principale nella struttura di controllo interno di qualsiasi azienda. Nel magazzino di inventario, questi documenti includono l'utilizzo di documenti di ricezione, documenti di spedizione e documenti di trasferimento interaziendale. Questi forniscono una traccia cartacea che consente a qualsiasi dipendente o manager di individuare l'inventario all'interno della struttura, se l'inventario è nel magazzino o sulla linea di produzione. Ogni tipo di documento deve essere numerato in modo sequenziale, il che consente di identificare e analizzare immediatamente i documenti mancanti. Anche i documenti dovrebbero essere abbinati ad altri documenti. Ad esempio, i documenti riceventi devono essere abbinati alle fatture fornitore per confermare che la società ha ricevuto la stessa quantità per la quale è stata fatturata.
Macchine fotografiche
Il furto dei dipendenti, il furto esterno e la documentazione errata consentono di lasciare l'inventario dalla posizione assegnata. Le videocamere di sicurezza forniscono una registrazione video di tutte le attività che si verificano nel magazzino e sulla linea di produzione. Quando si verifica una discrepanza tra il livello di inventario registrato e la quantità effettiva, la direzione può rivedere il filmato cercando movimenti di inventario fisico e confrontando tale movimento con il movimento di inventario registrato. La direzione può esaminare le riprese video della linea di produzione confrontando la produzione di magazzino con la produzione registrata. Le videocamere consentono alla direzione di catturare i dipendenti impegnati in comportamenti non etici e di scoraggiare comportamenti non etici da parte di dipendenti che sanno di essere osservati.
Gestione dei rottami
Alcuni dipendenti creano prodotti di scarto o classificano buoni prodotti come rottami per portarli a casa con loro. I controlli interni corretti relativi alla gestione degli scarti eliminano questa possibilità. L'azienda dovrebbe avere politiche in atto per quanto riguarda la classificazione e il trattamento dei prodotti di scarto. Una politica dovrebbe includere il fatto che più dipendenti verificano che un articolo specifico manchi del livello di qualità di un buon prodotto e dovrebbe essere considerato scarto. Un'altra politica comporta la separazione delle responsabilità. Ad esempio, un dipendente identifica lo scarto e un altro dipendente smaltisce lo scarto. La società dovrebbe gestire lo smaltimento dei rottami scegliendo un'azienda esterna per gestire lo smaltimento anziché gestirlo internamente.
Conta inventario
Le aziende effettuano periodicamente il conteggio dell'inventario fisico e confrontano l'inventario conteggiato con l'inventario registrato nel sistema. Ciò consente all'azienda di identificare eventuali discrepanze. La società può esaminare queste discrepanze per determinare se si è verificato un errore o se c'è stata una frode.
