Le innovazioni nella tecnologia delle comunicazioni elettroniche hanno stimolato l'era dell'informazione, un periodo di tempo caratterizzato da una trasmissione di informazioni fluida e quasi istantanea. Il mondo digitale offre interfacce come e-mail, messaggistica istantanea e chat room che aiutano con il trasferimento simultaneo di informazioni a un gran numero di persone. Per molte organizzazioni, la comunicazione elettronica è diventata una necessità per la partecipazione al commercio moderno. Il commercio elettronico ha aperto molte opportunità perché consente una collaborazione globale su larga scala.
Trasmissione rapida
La comunicazione elettronica consente il rapido trasferimento di merci, denaro e idee. Ciò elimina la necessità per i dipendenti di trasferire fisicamente idee, per posta, di persona o per telefono. Ciò avviene anche su una scala più ampia: ad esempio, l'invio di una dozzina di messaggi e-mail fa risparmiare all'operatore il tempo necessario per effettuare 12 telefonate o inviare 12 promemoria. Per rimanere competitivi, i luoghi di lavoro moderni devono lavorare alla stessa velocità dei rivali, utilizzando Internet e la comunicazione elettronica.
Collaborazione delle informazioni
L'informazione è un bene prezioso per molte organizzazioni. Alcuni attributi, come accuratezza, accessibilità, applicazione e rarità, rendono le informazioni più preziose. Anche le informazioni che possono essere utilizzate per aiutare i dipendenti nel processo decisionale sono preziose. La capacità di comunicare queste informazioni aumenta rapidamente il valore dei dati. I dipendenti che ricercano e condividono sono in grado di giungere a decisioni più informate più rapidamente rispetto a quando utilizzano una comunicazione non elettronica.
Sistemi informativi generali
I sistemi informatici utilizzano la comunicazione elettronica per raccogliere, elaborare, archiviare, recuperare e distribuire le informazioni. Questi sistemi aiutano i dipendenti nell'organizzazione e nella collaborazione. Un sistema di inflazione per ufficio è composto da componenti fisici, chiamati hardware, e da programmi che creano interfacce di comunicazione user-friendly, chiamate software. I file di computer denominati database memorizzano informazioni su società, dipendenti e ricerca. I computer connessi tramite hardware e software sono chiamati reti. Le reti sono strumenti utili per la condivisione e la collaborazione delle informazioni sul posto di lavoro.
Funzioni della comunicazione elettronica del posto di lavoro
In alcuni casi, come l'e-commerce, sono necessari sistemi di comunicazione per entrare nel mercato. In altri casi, l'azienda utilizza la comunicazione elettronica per stare al passo o ottenere un vantaggio rispetto alla concorrenza. Un sistema di comunicazione ben gestito mantiene l'ambiente di lavoro più efficiente fornendo una corrispondenza veloce e favorendo il processo decisionale offrendo un facile accesso alle informazioni pertinenti. Alcune aziende usano la comunicazione elettronica per aiutare nelle funzioni amministrative come la pianificazione, l'elaborazione delle transazioni e il monitoraggio dei fogli di lavoro dei dipendenti. Anche la comunicazione elettronica può aiutare con la collaborazione tra i vari dipartimenti collegando aspetti di pianificazione come lo sviluppo, il marketing e la strategia.
