La Family and Medical Leave Act, o FMLA, è una legge federale che impone a determinate società di offrire ai propri dipendenti un periodo di riposo non retribuito per affrontare un'emergenza medica o familiare come un ricovero in ospedale, una gravidanza o gravi lesioni. Questo atto serve a proteggere i posti di lavoro dei dipendenti mentre sono lontani ea continuare importanti benefici come l'assicurazione sanitaria. Se la tua piccola impresa deve aderire al FMLA dipende da quanti dipendenti hai sul tuo libro paga, e i tuoi dipendenti devono anche soddisfare specifici requisiti del servizio di lavoro per l'ammissibilità.
Cos'è il FMLA?
Passato nel 1993, l'FMLA richiede che determinate dimensioni di aziende forniscano a dipendenti qualificati una famiglia non retribuita o un congedo medico di assenza prendersi cura di sé, dei propri figli, dei loro genitori o del loro coniuge. Il periodo di ferie annuali standard è al massimo di 12 settimane, ma questo solleva 26 settimane all'anno per i dipendenti che hanno bisogno di prendersi cura di coniugi o figli che si trovano nei servizi armati. Alcune situazioni che qualificano i dipendenti in aspettativa sotto il FMLA includono:
- Gravidanza e assistenza post-parto infantile
- Posizionamento o adozione di affidamento
- Delocalizzazione dovuta allo spiegamento militare
- Gravi condizioni di salute mentale o fisica o lesioni che coinvolgono ricovero in ospedale o assistenza a lungo termine
Durante il congedo, il datore di lavoro deve continuare a fornire prestazioni regolari come l'assicurazione sanitaria al dipendente. Il datore di lavoro deve anche mantenere l'impiego del lavoratore in modo che possa avere una posizione quando ritorna dalle ferie. Nel caso in cui l'azienda debba assumere qualcun altro per la posizione del dipendente, l'azienda deve darle una posizione di parità quando torna al lavoro.
Linee guida FMLA per le piccole imprese
L'FMLA si applica alla tua piccola impresa se ti trovi negli Stati Uniti o in un territorio posseduto e se lo hai 50 o più dipendenti che lavorano per te almeno 20 settimane lavorative nell'anno solare. Le linee guida del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti stabiliscono che è necessario contare qualsiasi dipendente che compare sul proprio libro paga indipendentemente dallo stato lavorativo. Ciò significa che anche i dipendenti in congedo, che lavorano solo stagionalmente o che non ricevono denaro per il loro lavoro (come stagisti non retribuiti) contano per la soglia dei 50 dipendenti.
Le leggi del tuo stato in caso di congedo di emergenza potrebbero andare oltre le disposizioni dell'FMLA per richiedere anche alle imprese più piccole il permesso. Potrebbero inoltre richiedere alla tua azienda di offrire ulteriori periodi di ferie retribuiti o non pagati o coprire situazioni aggiuntive e familiari. Ad esempio, la National Conference of State Legislatures osserva che Washington, D.C. estende il congedo familiare e medico a 16 settimane. California, New Jersey e New York sono tra gli stati che hanno disposizioni che richiedono che i datori di lavoro paghino ai dipendenti idonei una percentuale delle loro retribuzioni durante le ferie.
Idoneità FMLA per i dipendenti
Anche quando la tua piccola azienda rientra nelle linee guida FMLA, ciò non significa che tutti i tuoi dipendenti siano automaticamente eleggibili per le ferie. Per qualificarsi, i dipendenti della tua azienda devono aver lavorato per la tua azienda 12 mesi o più. Ciò non significa che debbano aver lavorato questa volta senza interruzione, tuttavia, a meno che la pausa sia durata almeno sette anni e non si sia verificata per un motivo collegato alle forze armate o ad altre condizioni speciali. Oltre al requisito di possesso, i tuoi dipendenti devono aver lavorato 1.250 ore o più nei 12 mesi precedenti l'inizio del congedo.
L'FMLA pone una condizione aggiuntiva per le piccole imprese che assumono dipendenti che lavorano da una sede esterna, come ad esempio venditori ambulanti e lavoratori edili. Se il dipendente remoto richiede un congedo per malattia o famiglia, si qualifica solo se ci sono almeno 50 dipendenti della società che lavorano entro 75 miglia da lui in un determinato luogo di lavoro. Per i dipendenti che lavorano a casa, il Dipartimento del lavoro considera l'ufficio a casa a cui i dipendenti riferiscono come il luogo di lavoro piuttosto che la casa reale del dipendente.
Il processo di congedo FMLA
Se la tua piccola impresa rientra nell'FMLA, devi farlo metti un poster FMLA sul luogo di lavoro in una posizione visibile e tenere informati i dipendenti su come richiedere un congedo familiare o medico. Quando un dipendente richiede un congedo, lo hai cinque giorni per completare il processo di verifica dell'ammissibilità del dipendente. La determinazione dell'idoneità richiede il calcolo del mandato e delle ore lavorate dei dipendenti negli ultimi 12 mesi, la revisione di eventuali richieste FMLA precedenti e la valutazione del problema familiare o medico rispetto alle linee guida FMLA.
Quando un dipendente appare idoneo, puoi anche richiedere documenti aggiuntivi che certificano l'emergenza, tali documenti medici che mostrano una grave condizione di salute. Al termine della verifica, il lavoratore notificherà al dipendente il periodo di ferie e le condizioni del congedo (come l'utilizzo di qualsiasi retribuzione per ferie e il proseguimento dell'assicurazione sanitaria). Mentre sei in congedo, il tuo dipendente dovrebbe avvisarti se la durata del congedo, la salute o la situazione familiare cambiano.
