La scrittura di un piano o di un processo dettagliato di gestione del progetto implica la documentazione dei passaggi e delle attività richieste per creare un prodotto o un servizio. Il tuo piano d'azione dovrebbe descrivere il progetto completo con tutte le fasi, iniziando con l'avvio e proseguendo attraverso il monitoraggio, l'esecuzione, il controllo e la chiusura, raccomanda l'Istituto di gestione dei progetti. Includere una panoramica e dettagli sull'ambito, la pianificazione, i costi e la qualità. È inoltre necessario elencare i membri del team di progetto, la strategia di comunicazione, i rischi, i processi di acquisto e le tecniche per la gestione del cambiamento.
Utilizzando un modello
Sebbene sia possibile creare il proprio formato, è spesso più semplice iniziare con un progetto esistente. Scarica un modello da un sito Web come Microsoft Office, PM Docs o PM Links. L'utilizzo di un modello garantisce di coprire tutti gli argomenti richiesti e di mantenere la coerenza con ciascun progetto. Inoltre, un modello ti ricorda di identificare le persone che approvano il tuo piano, stanzia i fondi e forniscono risorse.
L'istruzione panoramica è usata per descrivere la situazione. Ad esempio, elencare le condizioni aziendali che hanno attivato la necessità del progetto. Ciò potrebbe includere feedback dei clienti, piani della concorrenza o requisiti degli investitori. Crea sezioni per l'ambito, la pianificazione e il budget. Queste sezioni forniscono informazioni specifiche sul prodotto o sul servizio che si intende creare, sui punti cardine del progetto, su quante persone è necessario lavorare sul progetto e sui vincoli di budget. Creare una sezione che descriva il processo di gestione della qualità e includa una strategia di garanzia della qualità e iniziative di controllo della qualità. Documentando il processo che si intende seguire, si sta dicendo a tutti i membri del team cosa devono fare per raggiungere gli obiettivi e i traguardi del progetto.
Dettagli
Elencare i membri del team di progetto, i loro ruoli e responsabilità e gli impegni di tempo nelle sezioni di supporto. Inoltre, descrivere la strategia di comunicazione che verrà seguita, ad esempio completare i report di stato settimanali e tenere riunioni mensili. Ad esempio, è possibile includere una tabella che indica ciò su cui si desidera lavorare ciascun membro del team. Includere l'attività nella prima colonna e documentare lo stato nella seconda colonna, ad esempio non avviato, in corso, completato o ritardato. Aggiungi spazio per un commento aggiuntivo in una terza colonna.
Processi
Infine, descrivere i piani per gestire eventuali rischi potenziali, come ritardi dei fornitori o requisiti aggiuntivi degli stakeholder. Definire i processi di acquisto ed elencare le tecniche per la gestione delle modifiche, incluso chi deve approvare le rettifiche del piano.
Approvazione
Una volta che il piano è finito, rivedere i dettagli con il team di progetto. Incorporare il loro feedback prima di distribuirlo ai vostri stakeholder per l'approvazione. Dopo che il piano è stato approvato, inizia a seguire la procedura. Mantieni i membri del team informati sui progressi, seguendo la procedura nella tua strategia di comunicazione. Mentre il lavoro continua, valuta i tuoi sforzi in modo da poter incorporare le tecniche che apprendi nel tuo prossimo progetto.
