Sono finiti i tempi in cui i contabili utilizzavano libri contabili e una matita appuntita per registrare le voci contabili. La contabilità computerizzata è diventata pratica comune in molte aziende, dalle aziende Fortune 100 fino alle aziende soloperatrici di una sola persona.
A causa di Internet e della disponibilità di sistemi sia online che desktop, il costo del software di contabilità è diminuito, e alcuni fornitori offrono persino sistemi di contabilità online scalati senza alcun costo. Sebbene questi sistemi possano avere alcune limitazioni, come il non essere in grado di tracciare l'inventario, in genere forniscono funzionalità sufficienti per le aziende più piccole o basate sui servizi, come la consulenza e altre aziende legate ai servizi.
Cos'è un sistema di contabilità computerizzato?
Un sistema di contabilità informatizzata è costituito da un software progettato per tracciare tutte le transazioni contabili della vostra azienda, con l'obiettivo di produrre output finanziari per report mensili, bilanci annuali, informazioni sulla dichiarazione dei redditi e altre configurazioni di report utilizzati per analizzare le operazioni, l'efficienza e la redditività della vostra azienda.
Mentre i sistemi di software online gratuiti oa basso costo non offrono molta personalizzazione alla tua attività specifica, le aziende più grandi spesso utilizzano un pacchetto software di sistema di contabilità computerizzato che è stato installato sui server di computer mainframe dell'azienda e reso disponibile a diversi utenti.
Questo tipo di software di contabilità computerizzata su larga scala spesso ha un alto grado di personalizzazione. Le aziende possono avere il software progettato per ospitare più valute, entità commerciali situate in diverse parti del mondo e filiali della società che vende diversi set di prodotti. Inoltre, può essere personalizzato per produrre una serie di report finanziari che calcolano le metriche delle prestazioni chiave specificamente orientate all'industria e ai benchmark operativi dell'azienda.
Chi usa i sistemi di contabilità computerizzati?
Sembra che praticamente chiunque nel mondo degli affari possa utilizzare un sistema di contabilità computerizzata in questi giorni a causa della varietà di soluzioni disponibili per soddisfare le esigenze di qualsiasi dimensione e tipo di azienda. Ad esempio, un software di contabilità molto popolare, Quickbooks, è stato utilizzato per molti anni da una serie di aziende di piccole e medie dimensioni. L'azienda offre sia versioni online che desktop del suo software, e il software ospita una discreta quantità di personalizzazione ad un prezzo abbastanza economico.
Impostazione del sistema
Il lavoro necessario per la creazione di un sistema di software di contabilità computerizzata varia in base alle dimensioni e alla struttura della tua attività. Ad esempio, se lavori come consulente senza dipendenti, potresti essere in grado di iniziare subito a utilizzare un software di contabilità online per registrare le ore spese per cliente, archiviare tutte le informazioni relative a nome e indirizzo dei tuoi clienti, produrre fatture e registrare il pagamenti dai tuoi clienti.
Se si consente ai clienti di pagare entro 30 giorni, ad esempio, il software di contabilità pronto all'uso ha un account di credito incorporato, che consente di registrare le transazioni e quindi vedere tutti i pagamenti in sospeso dovuti dai clienti, insieme alla data hai emesso la fattura in modo da poter vedere l'età delle fatture in sospeso.
Per un'azienda con operazioni più complesse, la maggior parte del software consente di progettare un piano di conti con codici account e categorie esclusive per la propria azienda e il tipo di attività. Questo può aiutare a mantenere organizzati i dati quando si registrano le voci per determinate unità aziendali o dipartimenti, ad esempio. Ti consentirebbe anche di generare una serie di rendiconti finanziari o rapporti per valutare la redditività della tua azienda per unità o reparto, a seconda di come hai progettato il tuo sistema.
Contanti contro contabilità per competenza nel sistema
Nella maggior parte dei software di contabilità è possibile registrare le transazioni contabili in contanti o in base al principio di competenza. In parole povere, la differenza principale tra i sistemi di contabilità di cassa e competenza è costituita dalla contabilità e dalla contabilità. Il contante e la contabilità per competenza si differenziano in base al modo in cui si registrano i tempi delle ricevute di cassa dalle vendite e il denaro speso per pagare le spese.
Quando si paga qualcosa o si paga in contanti, le vendite e le spese vengono registrate in tempo reale. Quando si utilizza la contabilità per competenza, si registrano le vendite quando si guadagnano e le spese quando li si incorre, anche se non si è ancora ricevuto il ricavo delle vendite o si è pagati la spesa. Ad esempio, in un sistema di contabilità per competenza, effettui una registrazione ogni mese per accumulare denaro per una polizza assicurativa che devi pagare alla fine dell'anno. Registreresti questa voce in un conto attivo chiamato assicurazione prepagata. Registreresti la transazione come se il denaro fosse già stato speso riducendo il saldo del conto in contanti della tua azienda e aumentando di conseguenza il saldo del tuo conto assicurativo prepagato ogni mese.
I rendimenti sono in contanti o base di competenza?
I buoni motivi per utilizzare il software di contabilità includono le funzioni di raccolta e segnalazione dei dati. Quando arriva il momento delle tasse, il software rende molto più facile accumulare i tuoi dati di entrate e spese per completare in maniera accurata ed efficiente le dichiarazioni fiscali federali e statali della tua azienda.
I dati contabili che utilizzi per popolare la tua dichiarazione dei redditi possono essere in contanti o in base alla competenza, a seconda delle dimensioni della tua azienda e del metodo di contabilità che hai scelto di utilizzare. L'IRS ha alcune regole che ti aiuteranno a decidere se la liquidità o la contabilità per competenza si adatta meglio alla tua attività.
Ad esempio, se la tua azienda guadagna meno di $ 1 milione di entrate ogni anno, puoi utilizzare il metodo di contabilità in contanti. Se si dispone di inventario, tuttavia, l'IRS richiede l'utilizzo specifico della contabilità per competenza della parte di inventario della propria attività. Con alcune eccezioni, se la tua azienda è una società C, l'IRS richiede di utilizzare la contabilità per competenza in modo che tu possa presentare la dichiarazione dei redditi in base al principio della competenza.
Quando la tua azienda presenta la sua prima dichiarazione dei redditi, sceglierai il metodo di cassa o competenza. L'IRS richiede che tu scelga il metodo che offre la visione più completa e accurata delle entrate e delle spese della tua azienda. Richiede anche che tu usi lo stesso metodo di anno in anno. Altrimenti, diventa molto difficile se l'IRS ha bisogno di confrontare i tuoi dati attuali con quelli storici. Se si decide di modificare il metodo di contabilità, è necessario utilizzare il modulo IRS 3115 per richiedere l'autorizzazione.
Funzionalità di sistema
Il software di contabilità computerizzata può essere essenziale, fornendo le basi per la contabilità, oppure è possibile utilizzare una soluzione software completa che offre non solo la contabilità, ma anche la gestione dell'inventario, il monitoraggio della distribuzione, il monitoraggio della produzione e del work-in-progress, la gestione delle relazioni con i clienti, gestione del tempo e del progetto e altro ancora.
A causa della continua evoluzione del software, i pacchetti di contabilità possono eseguire più attività transazionali quotidiane e liberare l'utente da altre attività a valore aggiunto nella propria attività.
Vale la pena pensare in anticipo a come si prevede la crescita del business e assicurarsi che il proprio software di contabilità sia scalabile, il che significa che può ospitare account aggiuntivi, unità di business aggiuntive e gestire un numero maggiore di unità di inventario o legarsi a un codice a barre di terze parti sistema software, tra le altre cose. Se si gestisce un negozio al dettaglio, ad esempio, è possibile registrare automaticamente le transazioni registrate nel software di contabilità in base al sistema scelto, utilizzando uno scanner di codici a barre e tag di prodotto codificati per immettere le informazioni nel sistema.
Accounting Software Pro
L'utilizzo del software di contabilità offre numerosi vantaggi alla tua azienda. Innanzitutto, la struttura e la disciplina di un sistema di contabilità informatizzato garantiscono che la vostra azienda possa produrre rendiconti finanziari accurati. Questo è particolarmente importante se la tua azienda ha bisogno di fornire questi per usi esterni come il finanziamento bancario, o se è necessario presentare i propri bilanci in conformità con i principi contabili generalmente accettati (GAAP).
Il software di contabilità può far risparmiare tempo, soprattutto se si desidera creare un budget o una previsione. Hai solo bisogno di generare un report dei tuoi dati storici e proiettarli in avanti con alcune modifiche per produrre il budget o la previsione del prossimo anno.
È inoltre possibile semplificare e aggiungere efficienza al processo di contabilità generale, in particolare se è possibile incrociare dipendenti amministrativi per dare una mano con alcune delle attività di contabilità più frequenti, come ad esempio l'inserimento di fatture nel sistema di pagamento, ad esempio.
Quando si generano fatture aziendali, il software di contabilità aggiunge automaticamente gli importi al saldo della contabilità clienti dell'azienda. Tutte queste funzionalità che interagiscono con lo stesso software di contabilità riducono gli errori e aiutano a evitare che eventuali transazioni scivolino attraverso le fessure.
Software contro
Esistono alcuni aspetti negativi per l'utilizzo di sistemi di contabilità computerizzata, sebbene abbiano ancora più senso che tenere i libri con carta da registro e una matita. Una volta compresi i potenziali aspetti negativi, puoi prendere provvedimenti per assicurarti che questi problemi non diventino un problema nel tuo business. I sistemi di contabilità possono essere complessi e un po 'difficili da usare per il personale. Un pacchetto di contabilità barebone può essere giusto se tu o il tuo staff non avete alcun desiderio o requisito di comprendere le sfumature e i dettagli della contabilità.
Se si dispone di una società più consolidata, o di una struttura complessa che include inventario, work-in-progress, diverse entità aziendali e transazioni interaziendali, ad esempio, la vostra azienda richiederà un sistema di contabilità molto più complesso e più altamente qualificati personale per gestirlo.
Potresti avere costi continui per un sistema di contabilità. Se scegli la versione online di Quickbooks, ad esempio, avrai una tariffa mensile in corso. I pacchetti software più grandi, specialmente quelli installati sul server della tua azienda, spesso richiedono licenze. Ad esempio, supponiamo che la tua azienda abbia 10 persone che devono accedere al tuo sistema di contabilità. Il fornitore del software potrebbe addebitare una commissione una tantum, annuale o mensile per ogni licenza utente oltre al costo base per l'acquisto del software.
Come con qualsiasi software per qualsiasi scopo, gli sviluppatori costantemente migliorano e aggiornano il software in modo che possa evolversi con cambiamenti nell'informatica o cambiamenti nel campo. A causa di ciò, si prevede di avere tempi di inattività occasionali, soprattutto se si utilizza un software basato su Internet e fare regolarmente backup dei dati una parte importante del proprio sistema di contabilità.
Fai la tua ricerca quando selezioni il software di contabilità computerizzata adatto alla tua azienda. Non è divertente quando fai tutto il lavoro per implementare il software e caricare i tuoi dati, solo per scoprire dopo un anno o due che il tuo software scelto ha troppo poche funzionalità e non può ospitare la tua attività in crescita, o ha troppe funzioni estranee questo lo rende più complicato di quanto debba essere.
Il servizio clienti è un altro elemento cruciale, quindi scegli una società che ti possa offrire, preferibilmente, un supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7, una persona viva con cui parlare piuttosto che una semplice base di conoscenze online. Inoltre, tieni presente che se utilizzi un sistema di contabilità basato sul cloud, le informazioni finanziarie sensibili potrebbero essere esposte agli hacker online, quindi prendi le misure necessarie per proteggere i dati e la connessione Internet della tua azienda.
Aggiornamento del sistema
Se hai iniziato la tua attività con un software di contabilità ridotto o addirittura con un sistema di contabilità manuale, a un certo punto potresti decidere di aggiornare la contabilità computerizzata per portare la tua attività al livello successivo. Per rendere la transizione indolore e impostare la propria azienda per il successo della contabilità, è utile eseguire alcune operazioni di preparazione prima di passare a un nuovo pacchetto di software di contabilità.
Inizia a ripulire i tuoi dati storici, perché se hai informazioni contabili che contengono dati errati, input errati o informazioni incomplete, questi errori verranno trasferiti al tuo nuovo sistema e renderà più difficile per te avere integrità nei tuoi libri contabili.
Passa al tuo nuovo sistema alla fine dell'anno o almeno alla fine di un trimestre, in modo da avere una data di scadenza pulita. Questo ti aiuterà in futuro quando hai bisogno di guardare indietro a certe transazioni storiche. Successivamente, controlla il grafico dei conti della tua azienda per eventuali errori e aggiungi eventuali nuovi account se necessario. Controlla l'elenco dei clienti, l'elenco dei fornitori, l'elenco dei dipendenti e qualsiasi altro elenco contenuto nel tuo software di contabilità che potrebbe includere account vecchi, non utilizzati o voci duplicate.
Chiedi al tuo contabile di controllare ciascun conto di contabilità generale sul bilancio di prova della tua azienda per verificare che il saldo del conto sia effettivamente accurato. Il nuovo sistema potrebbe non essere in grado di ospitare i dettagli dietro queste transazioni, il che significa che se porti avanti un saldo del conto contenente errori, non avrai alcuna informazione nel nuovo sistema per aiutare a risolvere errori o inesattezze. Infine, consulta il tuo commercialista o il CPA per verificare se è in grado di esaminare la configurazione del tuo sistema e consigliare eventuali modifiche che potrebbero semplificare o aggiungere efficienza al flusso di lavoro della contabilità.
