I sistemi di contabilità informatizzata includono l'uso di computer e un'applicazione o un programma software per aiutare le aziende a registrare, comunicare e analizzare informazioni finanziarie. Questi sistemi seguono gli stessi principi di base con cui operano i sistemi manuali. Le applicazioni software fanno uso di registri, diari e altri strumenti di contabilità molto simili ai tradizionali sistemi di contabilità manuale. Tuttavia, la contabilità computerizzata può aumentare l'efficacia e l'efficienza del processo contabile di un'azienda.
Flusso di lavoro
I sistemi di contabilità computerizzata migliorano il flusso di lavoro delle informazioni finanziarie di un'azienda. Piuttosto che usare i dipendenti per inserire transazioni finanziarie nella contabilità generale, i sistemi di contabilità computerizzati possono importare queste informazioni elettronicamente. Proprietari e gestori possono anche impostare procedure interne in un'applicazione software di contabilità per elaborare le informazioni in base a regole e linee guida specifiche. Ciò consente agli esperti contabili di dedicare più tempo alla reportistica e all'analisi delle informazioni piuttosto che immettere i dati.
Sicurezza
I titolari e i dirigenti delle aziende possono utilizzare sistemi di contabilità computerizzati per creare un ambiente più sicuro per le proprie informazioni finanziarie. I sistemi di contabilità computerizzata consentono a proprietari e gestori di limitare l'accesso dei dipendenti a determinate informazioni finanziarie. Ciò garantisce che i dipendenti non possano manipolare le informazioni o usarle a proprio vantaggio personale. Le password, i codici di crittografia e altre funzionalità aiutano i manager a proteggere le informazioni da usi inappropriati. Le organizzazioni più grandi possono anche utilizzare sistemi di contabilità informatizzati per migliorare i loro controlli interni.
Segnalazione
La segnalazione è spesso molto più semplice quando si utilizza un sistema di contabilità computerizzato. Le aziende possono creare report sui costi, bilanci di verifica e rendiconti finanziari con un clic di un pulsante. Ciò consente inoltre ai proprietari e ai responsabili di rivedere più rapidamente le informazioni per garantire che siano accurate, pertinenti e tempestive. I sistemi di contabilità computerizzata consentono inoltre ai proprietari e ai gestori di creare più report durante tutto il periodo contabile. La segnalazione multipla può aiutare a creare un processo di revisione più tempestivo per garantire che non vi siano irregolarità nelle informazioni contabili o finanziarie della società.
