Un sistema di gestione stipendi manuale viene eseguito interamente a mano, mentre un sistema di paghe informatizzato consente a un'azienda di elaborare la sua busta paga tramite un software dedicato di gestione stipendi. Un sistema manuale può causare errori nei salari ed è solitamente un processo lento e laborioso. I sistemi computerizzati offrono una serie di vantaggi, tra cui maggiore precisione e velocità.
Importazione del tempo
Molti datori di lavoro utilizzano un sistema di cronometraggio, come il cronometro, per tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti. Un sistema manuale richiede il monitoraggio manuale dei dipendenti a mano, ma un sistema di gestione stipendi computerizzato è in grado di trasmettere automaticamente le voci dei dipendenti dal sistema di cronometraggio al sistema di gestione stipendi.Un tale sistema può separare le ore regolari dalle ore di lavoro straordinario, sebbene i dipendenti possano occasionalmente aver bisogno di apportare modifiche.
Calcoli automatici
I sistemi computerizzati di gestione stipendi possono arrotondare le ore di lavoro dei dipendenti in segmenti di un quarto d'ora e calcolare con precisione il totale delle ore lavorate e da pagare, risparmiando così il tempo speso per i calcoli manuali. Questi sistemi calcolano tutte le frequenze di pagamento, ad esempio settimanali, bisettimanali, semimonializzati e mensili, in base ai dati di input ricevuti.
Un sistema di paghe informatizzato calcola automaticamente le detrazioni statutarie dei dipendenti, come tasse e guarnizioni salariali, e le detrazioni volontarie, come le tasse di parcheggio, i contributi di 401 (k) e le prestazioni mediche. La persona del libro paga immette semplicemente i dati su cui si basano le detrazioni, come ad esempio le informazioni del modulo W-4 per la ritenuta fiscale sul reddito federale.
Elaborazione Paycheck
Un sistema di gestione stipendi manuale richiede la stampa di buste paga su una macchina da scrivere oa mano. Un sistema di paghe informatizzato ha una capacità di deposito diretto, che consente di risparmiare denaro speso per controlli in tempo reale e riconciliazione. Inoltre, la stampa computerizzata di buste paga e buste paga avviene rapidamente, indipendentemente dal volume.
Generazione di report
Un sistema di paghe informatizzato genera rapporti sulle buste paga che consentono di ricontrollare il libro paga prima di stampare buste paga o stub. Il dipartimento del lavoro degli Stati Uniti richiede ai datori di lavoro di conservare i dati sui salari per almeno tre anni. Un sistema computerizzato consente la stampa su carta stampata dei registri del libro paga relativi a ciascun periodo di pagamento e salva le informazioni nel sistema a tempo indeterminato.
I sistemi computerizzati contribuiscono a garantire la conformità alle imposte sui salari generando rapporti sulle imposte, inclusi dichiarazioni sui salari trimestrali e annuali e moduli W-2 dei dipendenti. Questi sistemi forniscono ai contabili della società i dati necessari per gestire le imposte sulla retribuzione dell'azienda e i doveri di riconciliazione e stampare i rapporti necessari. Inoltre, questi sistemi tengono traccia dei giorni di benefit, come le ferie e il tempo personale, che vengono presi e pagati.
