I progetti di costruzione richiedono un deposito speciale perché la documentazione di ciascun progetto diventa parte del record pubblico. Inoltre, i file di progetto devono essere trasmessi occasionalmente a riunioni esterne e devono essere ospitati in modo da non essere persi accidentalmente. Le società di costruzioni lavorano spesso con un sistema di rilegatura, così come un sistema di archiviazione dei cassetti in cui vengono mantenute le cianografie. Un singolo progetto può richiedere una serie di raccoglitori che possono essere etichettati in base al loro scopo, come "contabilità" o "legale".
Articoli di cui avrai bisogno
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Raccoglitori a tre anelli da 3 pollici di larghezza
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Punzone a tre fori
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Divisori di tabulazione per raccoglitori a tre anelli
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Schedario Blueprint
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Strisce
Avvia il sistema di archiviazione non appena viene generato il primo documento per il progetto. I documenti iniziali includono un prospetto o una valutazione del sito. Apri il raccoglitore. Premere indietro simultaneamente sulle due linguette metalliche alle estremità opposte dell'apparato metallico nel mezzo del rilegatore. Gli anelli dovrebbero aprirsi con una certa resistenza. Imposta il margine sinistro del documento in bocca rispetto al foro così come apparirebbe se lo leggessi. Premere sulla leva con il tallone della mano. Il documento dovrebbe avere tre fori equidistanti punzonati in linea retta lungo il margine sinistro.
Crea etichette per divisori di schede indice. La scheda indice separatori separerà ogni genere di documento. Gli adesivi con etichetta a schede di solito sono dotati di serie di schede di indice. Altrimenti, la maggior parte delle etichette Avery ha un modello corrispondente precaricato in Microsoft Word per una facile stampa delle etichette. Apri Word in un documento vuoto. Fai clic su "Strumenti" nella barra degli strumenti in alto. Fai clic su "Lettere e indirizzi", quindi "Buste ed etichette". Fai clic sulla scheda "Etichette". Fai clic sull'icona dell'etichetta nell'angolo in basso a destra della finestra di dialogo. Selezionare un numero di modello Avery (situato nella parte inferiore o superiore del foglio di etichette) dal menu a discesa. Fai clic su "OK". Indicare che si desidera stampare una pagina di etichette evidenziando il quadrante radiale appropriato. Fai clic su "Nuovo documento".
Inserisci i nomi delle etichette in ciascuna sezione dell'etichetta sul modello. Un'etichetta dovrebbe essere nominata per indicare quali sono i documenti in ogni sezione. Le etichette di costruzione comuni includono "Acquisizione sito", "Pianificazione", "Offerta di pre-qualifica", "Offerta", "Costruzione", "Ispezione", "Contratti", "Garanzia", "Contabilità" e "Legale". Inserire il foglio di etichette nella stampante prima di stampare. Rimuovere le etichette una alla volta e collegarle alla sezione delle schede del divisore dell'indice. I divisori potrebbero già essere perforati.
Inserire i documenti nel raccoglitore sotto la relativa scheda. Ad esempio, valutazioni, sondaggi, prove del terreno, approvazioni del sito, documenti eminenti del dominio e informazioni sull'impegno rientrano nella scheda "Acquisizione del sito". Quando il raccoglitore si riempie, aggiungi altri raccoglitori e sposta le sezioni in base alle necessità. Contabile e legale richiederà i propri raccoglitori man mano che il progetto avanza.
File di progetti in un classificatore per cassetti a cassetti. I sistemi di archiviazione alternativi di cianografia includono un armadio di archiviazione impilabile o un supporto a rotazione con ganci a bilico. Lo schedario piano è il più efficiente. Cianografie multiple di punti con l'uso di strisce di graffette, che proteggono l'integrità del modello dalla graffetta.
