Una lettera di impegno è un accordo ufficiale per fornire supporto materiale a un'organizzazione commerciale, senza scopo di lucro o di ricerca. Le lettere di impegno nel mondo del business in genere delineano le promesse di fornire finanziamenti o prestiti, mentre quelli alle organizzazioni non profit in genere delineano impegni di collaborazione, partnership o altre forme di supporto materiale. Che tu stia impegnandosi a finanziare un'azienda oa sostenere un gruppo di comunità senza scopo di lucro, devi assicurarti che la tua lettera di impegno - come ogni serio corrispondenza commerciale - sia concisa, chiara e diplomatica.
Rivedi le tue informazioni. La tua lettera di impegno descriverà tutti i dettagli del tuo supporto precedentemente concordati (come importi di denaro da prestare, orari e piani di emergenza), quindi assicurati che tutte le tue informazioni pertinenti siano aggiornate. La tua lettera dovrebbe solo delineare termini già concordati da entrambe le parti. Non utilizzare la lettera per aggiungere o modificare termini o condizioni.
Identifica i termini di base del tuo contratto. L'apertura della tua lettera dovrebbe identificare te e tutte le altre parti coinvolte nell'accordo, nonché i termini e gli obiettivi di base del tuo impegno. Se si stanno impegnando fondi per un progetto o un'azienda, specificare gli importi. Se ti stai impegnando in un altro tipo di supporto o collaborazione, descrivi brevemente il tipo di supporto che fornirai.
Descrivi i tuoi ruoli e responsabilità nel contratto. Sii specifico. Dì esattamente quale è il tuo ruolo e descrivi la tua gamma di responsabilità. Se fornisci fondi, descrivi gli schemi di pagamento e i piani di emergenza nel caso in cui tu non possa rispettare il tuo impegno. Se stai finalizzando un impegno per una collaborazione senza scopo di lucro o di ricerca, descrivi le tue esatte responsabilità (come i servizi o le strutture che prevedi di fornire) e il ruolo che tu o la tua organizzazione giocherete nella collaborazione.
Mantieni la tua lettera chiara e concisa. Alcune fonti suggeriscono che le lettere di intenti commerciali siano limitate a una singola pagina. In alcuni casi, le lettere efficaci possono essere più corte di un singolo paragrafo.
Sii cordiale. Se stai scrivendo una lettera di impegno per un'organizzazione non profit, tieni presente che la tua lettera potrebbe essere vista da altre agenzie che supportano o monitorano tale organizzazione, quindi assicurati di chiarire i motivi per cui desideri lavorare con quel gruppo.Indica anche eventuali precedenti collaborazioni con il gruppo. Ciò rafforzerà la tua immagine, e quella dei tuoi collaboratori, agli occhi di altri sostenitori del non profit, come le entità che sostengono le donazioni.
