Una lettera di richiesta di lavoro può essere un modo efficace per chiedere un pagamento, cercare preventivi o stime o sollecitare informazioni. Le lettere scritte professionalmente sono specifiche, dettagliate e mirate. Forniscono inoltre tutte le informazioni necessarie al destinatario per soddisfare la richiesta in modo tempestivo e accurato.
Usa formattazione e lingua professionale
Una lettera di richiesta di lavoro deve essere scritta sulla carta intestata della società e provenire dall'individuo o dal dipartimento che effettua la richiesta. Ad esempio, una lettera a un potenziale candidato in cerca di lavoro che richiede informazioni aggiuntive dovrebbe provenire dalle risorse umane o dal gestore assumente, mentre una lettera di richiesta che richiede campioni di prodotto dovrebbe provenire dal supervisore del reparto acquisti. Segui la tradizionale formattazione delle lettere commerciali e usa un linguaggio formale per trasmettere un'immagine professionale. Ad esempio, "Gentile signora Smith".
Arriva al punto
Scrivi un'apertura che dice al lettore ciò di cui hai bisogno sin da subito. Ad esempio, "Il tuo account è scaduto da 90 giorni e richiede un'azione immediata" o "Il tuo curriculum è impressionante e mi piacerebbe vedere le lettere di raccomandazione e le trascrizioni del tuo college". Non far passare il destinatario informazioni superflue per arrivare al tuo punto.
Sii specifico
Fornire tutte le informazioni necessarie al destinatario per soddisfare la richiesta, ad esempio il numero di ordine di acquisto o numeri di conto o copie di contratti o politiche. Custodie di riferimento o allegati nel corpo della tua lettera. Ad esempio, "Come vedrai nella copia allegata del nostro accordo originale, la consegna del prodotto è prevista per il primo lunedì di ogni mese. Questa è una richiesta per cambiare quella data al terzo lunedì di ogni mese."
Fai la tua richiesta
Esamina esattamente ciò che vuoi che succeda, quindi non c'è spazio per incomprensioni da parte del destinatario. Ad esempio, "La fattura deve essere pagata per intero entro il 15 giugno 2015 o saremo costretti a interrompere il servizio." Rendere più semplice la conformità allegando una busta timbrata autoindirizzata, un link alla pagina delle opzioni di pagamento del sito Web della società, un'etichetta postale o il tuo indirizzo postale completo.
Lettere di richiesta email
Mentre lo stesso approccio di base si applica alla posta elettronica e alle lettere di posta ordinaria, ci sono alcune differenze da notare. Usa il logo della tua azienda e la firma elettronica e mantieni tutte le altre formalità formali per la scrittura di lettere commerciali. Inoltre, richiedere una ricevuta di ritorno per verificare che il destinatario abbia ricevuto la corrispondenza.
Tienine traccia
Stampa una copia delle lettere di richiesta per il tuo riferimento. Questo è particolarmente importante se stai scrivendo lettere di raccolta. Nel caso in cui un debito debba essere consegnato ad un'agenzia di raccolta o ad un avvocato, avrai una traccia cartacea che indicherà che cosa hai fatto per riscuotere il debito fino ad oggi.
