Le migliori pratiche in materia di gestione dei contratti raccomandano controlli regolari sulla conformità del contratto. Tuttavia, a differenza degli audit di rendicontazione finanziaria, che di norma avvengono annualmente, le revisioni dei contratti si verificano più frequentemente. Ad esempio, un programma di audit per i contratti di ingegneria e di costruzione spesso include verifiche mensili sui pagamenti, nonché verifiche trimestrali, semestrali o annuali per progetti più lunghi. La piena comprensione delle procedure di auditing della conformità aumenta le probabilità di rilevare errori che altrimenti potrebbero comportare spese inutili e costi eccessivi.
Stabilire obiettivi di audit
Nel caso in cui la revisione si verifichi all'interno del ciclo di vita del contratto, verranno determinati gli obiettivi dell'audit. Un audit di controllo, che si svolge all'inizio del ciclo di vita del contratto, si concentra in genere sulla valutazione dei processi e dei controlli interni del contraente. L'obiettivo è migliorare le comunicazioni e identificare e ottimizzare i processi a rischio di spese eccessive. Un audit di recupero, che avviene mensilmente o prima del pagamento finale del contratto, cerca discrepanze di fatturazione, come addebiti non validi, esagerati e duplicati. L'obiettivo è prevenire gli errori di fatturazione e recuperare i pagamenti in eccesso.
Assemblare la squadra di audit
Nel decidere le dimensioni e la composizione del gruppo di audit, esaminare le dimensioni e la complessità del contratto. Come minimo, sia i gruppi di controllo che quelli di recupero dovrebbero includere il responsabile del contratto, un rappresentante del reparto contabilità e una terza parte neutrale. Tuttavia, contratti di grandi dimensioni o complessi possono richiedere membri del team addizionali che hanno familiarità con le procedure di gestione e controllo dei contratti. Se l'audit rivela attività fraudolente, potrebbe essere necessario portare un esperto contabile forense o un investigatore di frodi.
Controlli procedure di controllo
Un audit di controllo riguarda principalmente le procedure di fatturazione e di pagamento e i controlli preventivi. Le procedure comprendono una revisione approfondita del contratto e le procedure di registrazione dei dati di fatturazione e pagamento dei contraenti e dei conti. Il riesame prevede controlli interni adeguati quali la separazione delle funzioni, un sistema di autorizzazione e la sicurezza delle informazioni. I test possono includere la creazione, l'elaborazione e il pagamento di una fattura campione, spesso introducendo errori intenzionali per verificare se i controlli esistenti sono efficaci.
Procedure di verifica del recupero
Gli audit mensili di recupero consentono di riconciliare l'ultimo report del costo del lavoro dell'imprenditore con gli importi fatturati durante il periodo corrente. I revisori iniziano esaminando il rapporto sui costi del lavoro e confrontandolo con i termini di fatturazione e di pagamento del contratto. Sulla base della presenza di eventuali bandiere rosse, i revisori possono selezionare e testare solo alcune o molte transazioni di esempio per diversi tipi di costi, come manodopera, materiali, costi amministrativi e generali. I test di transazione consistono solitamente in ricalcoli e nella costruzione di audit trail. Secondo KPMG, una società di revisione contabile, fiscale e di consulenza, i revisori controllano discrepanze come straordinari significativi, riclassificazioni dei costi, riepiloghi dei costi, descrizioni dei costi insoliti o mancanti, importi in dollari grandi o insoliti, costi sostenuti prima dell'inizio del contratto e spese generali dell'ufficio nazionale costi.
Crea un rapporto di follow-up
A seguito dell'audit, il team prepara e invia una relazione finale al proprietario dell'azienda e al contraente, solitamente in una riunione faccia a faccia. Sebbene i risultati determinino la quantità di informazioni contenute nel rapporto, l'attenzione è rivolta all'identificazione, alla spiegazione e alla fornitura di raccomandazioni per rettificare discrepanze o procedure inefficienti. I revisori indicano anche gli obiettivi, oltre a spiegare le procedure di revisione del contratto e di verifica contabile.
