Scrivere lettere di raccolta a clienti non paganti è un compito inevitabile di ogni imprenditore. Per aumentare le probabilità di essere pagati quanto dovuto, elaborare una politica di pagamento dettagliata prima di emettere credito e usare tatto e professionalità quando si tenta di incassare conti scaduti.
Crea una politica di pagamento
Prima di consentire a un cliente o cliente di differire il pagamento, pagare a credito o pagare dopo la consegna di prodotti o servizi, sviluppare una politica di pagamento che delinea i termini. Questo dovrebbe includere dettagli su quando si considera un pagamento scaduto, ad esempio 10 giorni o 30 giorni dopo l'emissione di una fattura. Dovrebbe anche includere dettagli su ciò che accadrà se il mancato pagamento continua, come l'emissione di sanzioni e ritardi, la cessazione dei servizi o l'adozione di azioni legali.
Affrontare le specifiche
Fare riferimento all'accordo contrattuale con il cliente nella stesura della lettera di ritiro. Fare riferimento all'ordine, al numero della fattura, alla data del servizio o dell'acquisto e alla data in cui era dovuto il pagamento originale. Se ci sono stati precedenti tentativi di raccolta, menziona anche quelli, e dai al cliente un totale che include le penalità. Ad esempio, "Il tuo ordine di 1.000 bottiglie d'acqua è stato consegnato il 1 ° ottobre e una fattura di $ 250 è stata emessa via email il 3 ottobre con una data di pagamento del 3 novembre. Il tuo account è scaduto da 30 giorni e il tuo account è stato valutato a $ 25 a pagamento, rendendo il saldo dovuto $ 275, pagabili immediatamente."
Sii comprensivo, ma fermo
Mentre alcuni clienti non paganti potrebbero essere schivare le loro bollette, altri potrebbero aver dimenticato la loro data di pagamento o avere gravi problemi di flusso di cassa. Dare ai clienti il beneficio del dubbio quando si scrivono lettere di raccolta per evitare di metterli sulla difensiva. Ad esempio, "Siamo in grado di comprendere circostanze impreviste e ci impegniamo a collaborare con voi per risolvere questo problema." Questo approccio non insulta il cliente, ma chiarisce che il pagamento deve essere effettuato indipendentemente dalle circostanze.
Allegare documenti di verifica
Allega alla tua lettera di ritiro copie di fatture emesse in precedenza, corrispondenza passata per il rilascio, copia di qualsiasi contratto firmato o accordo scritto e estratti dalla tua politica di pagamento. Se sei disposto a negoziare sul saldo oa prendere pagamenti parziali, delinea i termini specifici della tua offerta. Fornire un numero da chiamare se il cliente ha domande e includere una busta pre-pagata e indirizzata per un facile pagamento.
Usa un avvocato
Se i ripetuti tentativi di incassare conti scaduti non risultano fruttuosi, si può scegliere di avere un avvocato che invia la lettera di riscossione a vostro nome. Il tuo avvocato può consigliare minacce di tribunali per controversie di modesta entità, rinvio a un'agenzia di recupero crediti, segnalazione di crediti o altre azioni legali. Valutare il rapporto costi-benefici di ciò che sarebbe necessario per estendere gli sforzi di raccolta a un professionista legale rispetto all'importo che è possibile raccogliere dal cliente. Ad esempio, l'utilizzo di un avvocato per scrivere una lettera di riscossione per una fattura di $ 50 potrebbe non essere conveniente, ma l'utilizzo di un aiuto professionale per la riscossione su un conto da $ 10.000 sarebbe quasi sicuramente la spesa.
