Le lettere di presentazione possono servire come strumenti importanti per acquisire nuovi clienti, avviare nuovi progetti e far crescere un'azienda. Dal layout e dal design alla lingua utilizzata nel documento, gli imprenditori devono considerare tutti gli aspetti di una proposta prima di inviarla al destinatario previsto al fine di massimizzare l'efficacia del documento. Proprio come l'apertura di una lettera di questo tipo è fondamentale per convincere un lettore a leggere l'intero contenuto, anche le ultime frasi di una lettera di proposta sono di particolare importanza, in quanto quelle sono le ultime parole che il destinatario leggerà prima di poter prendere una decisione.
Scrivere una proposta efficace
Per scrivere una lettera di proposta efficace, è utile iniziare raccogliendo tutte le informazioni rilevanti che si intende includere nel documento. Questo può includere statistiche, dati di budget, date, definizioni e le credenziali della tua azienda. Potresti anche voler iniziare con una struttura, che è uno strumento di scrittura che può aiutarti a pianificare le diverse categorie della tua proposta.
L'introduzione della tua proposta dovrebbe suscitare l'interesse del lettore e probabilmente includerà alcune informazioni di base sulla tua azienda e il motivo per cui è qualificata per eseguire la specifica attività in questione. L'introduzione può anche includere un'ampia panoramica dell'argomento della proposta in modo che i destinatari comprendano cosa stanno per leggere e perché dovrebbero continuare a leggere. Alcune proposte possono anche iniziare con un sommario esecutivo, che è una breve panoramica che riassume i punti chiave della proposta. Il sommario esecutivo è utile per i destinatari che sono a corto di tempo, ma vogliono avere un'idea di cosa sia la proposta.
Le sezioni principali della proposta variano a seconda del progetto, ma possono includere sezioni che discutono il budget o i prezzi del progetto, la tempistica proposta per il progetto ei rischi associati al progetto. È inoltre possibile discutere i materiali necessari per completare il progetto, la manodopera o i tipi di lavoratori necessari per completare il progetto e le entrate previste o i lead generati dal progetto.
È importante adattare il tuo documento al tuo pubblico specifico mentre scrivi una proposta. Il linguaggio che utilizzi varierà in base alla competenza del pubblico e alla familiarità con gli aspetti tecnici del progetto.
Prima di inviare la proposta a un lettore, modifica sempre attentamente il documento e rimuovi eventuali errori di ortografia, errori grammaticali e inesattezze fattuali. Errori di battitura e altri errori possono essere percepiti come poco professionali e possono comportare il rifiuto della proposta.
Chiusura di una lettera di proposta
La conclusione di una proposta è un elemento critico del documento generale. Quando il destinatario finisce di leggere la proposta, le ultime frasi o paragrafi dovrebbero rimanere nella sua mente. Una conclusione efficace può aiutare a suggellare l'accordo e portare il lettore a fare affari con la vostra azienda. Mentre altre parti della proposta sono importanti anche per ottenere l'approvazione a procedere, è opportuno dedicare più tempo alle ultime frasi per garantire che la proposta sia convincente.
Nella conclusione, prendi in considerazione la possibilità di ricapitolare i punti principali della proposta per enfatizzare i concetti principali, facendo attenzione a non ripetere ripetutamente ciò che hai già scritto. Questo sommario finale dovrebbe fornire un'analisi o una spiegazione che colleghi tutti i punti principali. Puoi anche incoraggiare il destinatario a continuare la conversazione offrendo di rispondere a qualsiasi domanda persistente o di discutere l'idea in modo più approfondito in un secondo momento. Ad esempio, puoi scrivere: "Per favore fatemi sapere se avete altre domande - sarei felice di risponderle". Alcune lettere di proposta efficaci finiscono anche con un invito all'azione, che può creare un senso di urgenza e una ragione per il destinatario di andare avanti con la proposta. Un esempio di invito all'azione è: "Inizia oggi questo progetto contattando il nostro team".
