Come programma di database, Microsoft Access ha un numero di applicazioni nel mondo degli affari. I manager possono utilizzare Access per creare un database di dipendenti, consentendo loro di rivedere informazioni salariali, dati demografici e numeri di budget a colpo d'occhio. I professionisti contabili utilizzano spesso i database di Access per tenere traccia delle fatture, esaminare i crediti e tenere traccia delle finanze aziendali. Una volta inserite le informazioni sottostanti nelle tabelle di accesso, i contabili possono creare query e moduli personalizzati che semplificano la ricerca delle informazioni necessarie.
Scrivi un elenco dei campi che desideri includere nel tuo database di contabilità. A seconda delle esigenze, tali campi potrebbero includere l'importo dovuto, il nome del cliente, la data di scadenza, i termini e un campo note per l'immissione di testo in formato libero.
Apri Microsoft Access e vai alla sezione delle tabelle. Scegli l'opzione per creare una nuova tabella in vista struttura. Questo apre una griglia che ti consente di inserire un nome per ogni campo, oltre a una descrizione del contenuto di quel campo.
Fare clic sulla casella a discesa accanto a "Tipo di dati" per ciascun campo nel database. È possibile formattare i campi come valuta, numerico e testo come necessario. Puoi anche utilizzare i campi data e ora per cose come le date di scadenza.
Controlla l'elenco dei campi nel tuo database e aggiungi quelli che ritieni necessari. È più semplice creare dall'inizio tutti i campi necessari piuttosto che tornare indietro e aggiungere campi a un database che contiene già centinaia o migliaia di record.
Fai clic sul pulsante "Salva" per salvare il tuo tavolo. Digita un nome per la tabella e fai clic su "OK".
Vai alla sezione dei moduli della finestra di accesso e scegli l'opzione della procedura guidata. Utilizzare la procedura guidata modulo per creare un semplice modulo di inserimento dati basato sui campi della tabella. È quindi possibile utilizzare il modulo di inserimento dati per aggiungere informazioni alla tabella. Quando si digita nel modulo di inserimento dati, le informazioni vengono automaticamente trasferite alla tabella di accesso sottostante.
Passa alla sezione delle query e inizia a creare le query che renderanno più utile il tuo database di contabilità. Utilizzare la procedura guidata di query per creare la query iniziale e salvarla, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query e scegliere "Design View" per apportare eventuali modifiche o impostare i criteri. Ad esempio, è possibile creare una query di scadenza e inserire "Tra Inserire la data di inizio e Inserire la data di fine." Questo richiede all'utente di inserire le date di inizio e di fine durante l'esecuzione della query. Questo tipo di query può essere molto utile per la revisione delle fatture scadute e degli account di monitoraggio ricevibili.
