Per definire la gestione del contratto nei termini più semplici, è compito di garantire che ogni appaltatore adempia il proprio lavoro ai termini e alle condizioni scritte nel contratto. Avendo la supervisione di cogliere le deviazioni e i termini insoddisfatti nel loro accadere significa che il progetto o la persona ha maggiori probabilità di avere successo nell'esecuzione del contratto per correggere problemi o omissioni molto tempo dopo il fatto piuttosto che poco dopo. Le grandi capacità di amministrazione dei contratti sono inestimabili nelle aziende che impiegano gli appaltatori su base regolare.
Qual è la procedura del contratto?
Nella creazione di un contratto, prende il via un processo in sette fasi. Tutte e sette di queste fasi rientrano nell'ombrello di gestione dei contratti e l'amministrazione dei contratti non ha praticamente raggiunto il punto di ebollizione fino al quinto passaggio. Un responsabile di contratto può essere impiegato per sorvegliare il contratto, e il loro ruolo inizia non appena inizia la discussione di un contratto. Ma con qualsiasi grande squadra di supervisione contrattuale, un manager e un amministratore possono lavorare in tandem attraverso tutte e sette le fasi.
Il primo passo è sapere quale sarà l'obiettivo del contratto. Quali sono i rischi e le aspettative? Quali sono i bisogni e la durata? Perché è necessario il contratto?
Il secondo passo riguarda la creazione del contratto. L'equipe legale dovrebbe essere a bordo per garantire che non rimangano ambiguità perché una mancanza di chiarezza può lasciare un contratto vulnerabile per mancato riempimento o sottoperformance.
Il terzo passo è quando la negoziazione avviene. La seconda parte riceve il contratto e coglie l'opportunità per risolvere eventuali problemi o eliminare qualsiasi cosa che ritengono irrealistica o ingiusta. Per evitare una trattativa contrattuale difficile, è consigliabile autorizzare il contratto dopo alcune comunicazioni in modo da comprendere le aspettative dell'altra parte. Una volta che i negoziati iniziano e lo scambio di dare / prendere avviene, si chiama "redlining" e può diventare complicato se la squadra non è in cima alle modifiche. L'utilizzo del software di gestione dei contratti può rendere questo, oltre alla supervisione amministrativa, un processo molto più semplice. Ci sono un paio di dozzine di sistemi software di gestione ben consigliati che potrebbero rendere più facile un contratto, a seconda delle esigenze.
L'approvazione arriva al punto quattro. Per le aziende di maggiori dimensioni, potrebbe essere necessario un processo di revisione o una riunione del consiglio per approvare il contratto. Il software di gestione può semplificare questa operazione avendo l'approvazione in tempo reale possibile da parte dei soggetti autorizzati a fornirla.
Il quinto passo è tutto sulla firma della linea tratteggiata. Eseguire il contratto significa ottenere firme e accordi finali. Incontri e testimoni possono essere richiesti. Le firme elettroniche legalmente vincolanti sono utili qui quando le parti non si trovano nella stessa città o paese. Un amministratore si assicura che tutti siano in programma per completare il processo di esecuzione prima che arrivi la scadenza.
Dopo che il contratto è stato accettato ed eseguito, ci possono essere modifiche e revisioni necessarie per l'avvio di progetti e attività. La gestione di questi può essere parte del ruolo dell'amministratore del contratto e può essere semplificata attraverso i programmi di gestione dei contratti. Stare al passo con i cambiamenti e le modifiche è la sesta fase del processo del contratto.
L'amministratore del contratto è ora al centro delle sue responsabilità, in quanto entra in gioco la settima fase del processo. Dovrebbero esserci pietre miliari lungo la via che l'amministratore deve monitorare i progressi e il successo dei servizi appaltati. Audit regolari significano carenze o cogliere opportunità che potrebbero emergere lungo il percorso. Dovrebbero essere previsti promemoria e avvisi per cose come rinnovi e fasi di completamento, che dovrebbero essere comunicati a tutti i dirigenti di livello superiore che devono essere informati dei progressi contrattuali. L'amministratore e il responsabile del contratto devono essere comunicativi e proattivi per evitare errori o scadenze senza intervento.
Quali sono le funzioni di amministrazione del contratto?
C'è molto di più in questo lavoro di quello che incontra l'occhio. Per essere bravi nell'amministrazione dei contratti, significa lavorare bene con dirigenti e personale a tutti i livelli. Essere un grande comunicatore può significare contribuire a creare contratti più efficaci e garantire che tutti i bisogni e i desideri siano soddisfatti. A tal fine, dovranno essere in grado di collaborare sia internamente che esternamente. Ciò potrebbe richiedere la possibilità di lavorare con le parti a livello internazionale e quasi certamente richiederà il lavoro con i team legali e di approvvigionamento.
Le capacità di negoziazione dell'amministratore del contratto non saranno discutibili. Useranno sapienza e intuizione per valutare i prezzi, le condizioni per l'adempimento e le condizioni mentre sono il monitor del padiglione che assicura che tutti vengano rispettati con il passare del tempo. Saranno anche fiduciosi analizzatori di rischio, in grado di accertare se emendamenti o revisioni potrebbero essere in contrasto con il miglior interesse della loro azienda.
Gli amministratori dei contratti devono essere bravi non solo a risolvere i conflitti, ma a individuarli prima che aumentino. Ciò potrebbe significare lavorare per creare un linguaggio chiaro e regole che potrebbero essere applicate a contratti futuri, o anche a quelli attuali, per risolvere o evitare problemi.
È necessaria la segnalazione dei progressi nella gestione e di altri attori importanti, anche se le cose procedono senza intoppi, poiché molti altri aspetti dell'attività possono essere influenzati da qualsiasi successo o intoppo nel contratto.
Infine, controlleranno il flusso di cassa per garantire che gli esborsi e gli altri pagamenti contrattuali siano eseguiti correttamente e nei tempi previsti e che vengano ricevuti dalle parti interessate.
Carriere nella gestione dei contratti
L'amministrazione dei contratti è un settore in crescita, con il Bureau of Labor Statistics che suggerisce che le opportunità di lavoro potrebbero crescere del 10% tra il 2016 e il 2026, una crescita più alta rispetto alla maggior parte delle carriere. Dato quanto sta cavalcando il successo del contratto, questo è un lavoro che richiede un'istruzione superiore, con un minimo di laurea in combinazione con una grande quantità di esperienza sul lavoro legata al contratto o un master in amministrazione aziendale con gradi correlati in contabilità, economia e matematica. Le lauree sono anche spesso adatte a questa carriera.
Le industrie che richiedono amministratori di contratto sono diffuse. La costruzione è un'enorme area per la gestione e l'amministrazione dei contratti, e i candidati possono trarre beneficio dall'erogazione di ingegneria o architettura oltre a un diploma di economia aziendale. Lo sport è una grande divisione di amministrazione del contratto, con tutti, dai venditori di generi alimentari ai giocatori che devono essere sotto contratto. Qualsiasi tipo di azienda di produzione o di ingegneria avrà bisogno di una mano ferma con contratti. Le istituzioni educative, come i college e le scuole, si occupano costantemente di contratti di ogni genere, così come ogni tipo di impresa governativa. Anche i professionisti delle risorse umane si occupano regolarmente dell'amministrazione e della gestione dei contratti.
Abilità Ogni esigenza di amministratore di contratto
Potrebbe esserci un team legale coinvolto nella creazione di contratti, ma il compito dell'amministratore è supportare tutti i livelli del processo del contratto. Di conseguenza, devono avere abilità linguistiche scritte e orali eccezionali. La realtà dei contratti è che anche una virgola malriposta può alterare drammaticamente il significato di una linea, che potrebbe portare a un brusco contraccolpo. Ciò significa che le loro capacità di comprensione della lettura devono essere di prim'ordine.
La supervisione dell'amministratore trarrà vantaggio da un'attenzione meticolosa ai dettagli: sono il tipo di persona che probabilmente nota l'ortografia di un menu di un ristorante. Notano anche la qualità del lavoro e possono facilmente individuare le incongruenze.
L'amministratore del contratto deve avere sia comprovate capacità di leadership, ma anche essere in grado di essere un solido giocatore di squadra. Queste abilità di gioco di squadra e le tendenze di gestione saranno utili quando arriverà il momento di fare rapporti, negoziare tra le parti e i dipartimenti e completare la supervisione dell'esecuzione del contratto.
Se queste sono abilità che possiedi e ami l'idea di una carriera stimolante in un campo in crescita, l'amministrazione dei contratti potrebbe essere la carriera per te.
Il Bureau of Labor Statistics include amministratori di contratti sotto l'ombrello di manager dei servizi amministrativi e afferma che il reddito medio in questi ruoli amministrativi per il 2017 è stato di $ 94.020.
