Nessuna legge federale impone ai datori di lavoro del settore privato di consentire ai dipendenti attuali o precedenti di accedere ai propri file del personale. In genere, i file del personale dei dipendenti del settore privato sono considerati proprietà del datore di lavoro e alcune aziende utilizzano tale motivazione per limitare l'accesso ai file dei dipendenti. I dipendenti federali e statali - lavoratori del settore pubblico - possono accedere ai loro documenti ufficiali del personale.
File del personale
I file di lavoro - a volte indicati come file del personale di un dipendente - contengono documenti come la domanda iniziale del dipendente per lavoro, informazioni di contatto di emergenza, moduli di idoneità al lavoro, valutazioni delle prestazioni, registri disciplinari e di presenza e note di supervisori e manager su azioni di performance, formazione e impiego. Esempi di azioni di lavoro sono promozioni e cessazioni. In alcuni casi, il dipartimento delle risorse umane conserva un file di lavoro ufficiale e il supervisore o il manager del dipendente conserva un file dipartimentale. Sebbene entrambi i file contengano informazioni pertinenti, i contenuti potrebbero differire leggermente. Ad esempio, un file dipartimentale non può contenere copie di tutte le pratiche burocratiche e la documentazione che un dipendente completa durante il suo primo giorno di lavoro, come riconoscimenti delle politiche e moduli W-2.
Motivo per l'accesso
Gli attuali impiegati chiedono di rivedere i loro file per garantire che il dipartimento delle risorse umane stia mantenendo registrazioni accurate riguardo al loro impiego. Se la società esegue valutazioni annuali delle prestazioni, le copie dei moduli di valutazione per ogni anno in cui il dipendente è stato assunto devono essere nel file personale. Allo stesso modo, i registri delle presenze devono riflettere accuratamente le assenze dei dipendenti, a causa di malattia, ferie o periodi di assenza. Gli ex dipendenti spesso richiedono file per ottenere copie dei documenti che possono utilizzare nella ricerca di un impiego futuro. Ad esempio, se il file di un ex dipendente contiene record relativi a prestazioni e risultati, queste informazioni possono essere utili per ricostruire un curriculum o preparare un elenco di mansioni da condividere durante le interviste con potenziali datori di lavoro. Gli ex dipendenti possono anche richiedere copie del loro file di lavoro da utilizzare nel presentare un reclamo contro un datore di lavoro.
Politica del datore di lavoro
Molti datori di lavoro hanno politiche sul posto di lavoro relative al rilascio di documenti dei dipendenti. Le politiche sul posto di lavoro variano in base ai tipi di documenti disponibili per l'ispezione e la copia dei dipendenti, e alcune aziende designano le ore non lavorative come l'unico momento in cui i dipendenti possono esaminare i record del personale. I datori di lavoro che hanno politiche su questo argomento dedicano generalmente una sezione all'interno del manuale del dipendente su come accedere ai record. Una politica ben scritta descrive i passaggi necessari per esaminare i record, i tipi di record a cui i dipendenti hanno accesso, quando i dipendenti possono visualizzare i loro documenti e qualsiasi addebito per fotocopiare i documenti contenuti nel file del personale di un dipendente.
Obbligo del datore di lavoro
Secondo la legge federale, i datori di lavoro del settore privato non devono fornire copie di documenti di lavoro a dipendenti attuali o ex. La decisione di rilasciare i file si basa sulla politica aziendale e, in alcuni casi, sulla legge statale che disciplina l'accesso ai file del personale. Tuttavia, molti datori di lavoro vedono il vantaggio di soddisfare le richieste dei dipendenti. Negare l'accesso ai file di lavoro può solo sollevare domande a cui il datore di lavoro potrebbe non voler rispondere. Se i datori di lavoro conservano file del personale che contengono informazioni accurate precedentemente divulgate ai dipendenti, non ci dovrebbero essere dubbi sul fatto che le informazioni possano essere rilasciate dopo che il dipendente lascia la società. In buona fede, molti datori di lavoro forniscono ai dipendenti l'accesso ai file del personale. Questa pratica dimostra trasparenza riguardo le politiche e le registrazioni sull'occupazione.
Le leggi per l'accesso all'accesso ai registri dei dipendenti federali fanno parte del Federal Privacy Act del 1974; l'ufficio degli Stati Uniti per la gestione del personale è l'agenzia generalmente responsabile delle registrazioni del personale dei dipendenti federali. I singoli stati gestiscono le richieste dei dipendenti per l'accesso ai record del personale.
Leggi statali
Alcuni stati hanno leggi che consentono l'accesso dei dipendenti ai file del personale. Altri stati tacciono se i dipendenti attuali e precedenti possono rivedere o fotocopiare i materiali del personale. Nella maggior parte dei casi, i dipendenti - attuali o passati - che sono stati coinvolti in indagini sul posto di lavoro non possono visualizzare i record relativi alle indagini. Questi documenti non dovrebbero essere comunque mantenuti nel file di lavoro. Devono rimanere sotto la custodia del dipartimento delle risorse umane e solo il personale delle risorse umane responsabile dell'indagine dovrebbe avere accesso ai materiali investigativi.
Accesso limitato
Gli Stati che hanno leggi sull'accesso dei dipendenti ai file del personale possono richiedere ai dipendenti di presentare una richiesta scritta e alcune leggi consentono ai datori di lavoro di limitare l'accesso a determinati materiali. La legge della California, ad esempio, impone ai datori di lavoro di consentire l'accesso ai propri file ai dipendenti attuali e precedenti entro 21 giorni dalla ricezione della richiesta di un dipendente. I datori di lavoro che non rispettano la legge statale della California in materia sono soggetti a sanzioni, multe e sentenze civili per aver rifiutato l'accesso ai file dei dipendenti. Il Missouri, d'altro canto, non ha una legge statale che imponga l'accesso al fascicolo personale di un dipendente.
