Tutte le aziende che assumono e mantengono dipendenti devono conservare un file dipendente o personale per ciascun dipendente che assumono. I responsabili delle risorse umane devono fare attenzione a non includere informazioni sensibili in un file generale dei dipendenti, come documenti medici, finanziari, penali o di sicurezza. Questi tipi di informazioni devono essere memorizzati in un luogo sicuro, in base alla legge statale e federale. Altri tipi di informazioni non sensibili devono essere conservati in un file dedicato per i dipendenti per consentire la revisione dei dipendenti o per essere utilizzati come prova nel contenzioso sul lavoro.
Record di occupazione preliminare
Le informazioni riguardanti le comunicazioni pre-assunzione, la descrizione della posizione, le copie di una domanda di lavoro iniziale, i resoconti, le interviste, le offerte di lavoro, eventuali moduli di verifica firmati, come la lettura e la comprensione di un manuale del dipendente, devono essere conservati in un file del dipendente.
Salario, buste paga e informazioni fiscali
Questi tipi di documenti comprendono registrazioni di schede temporali, moduli W-4 compilati dal dipendente, registrazioni di presenze, autorizzazioni di deposito diretto, dichiarazioni annuali W-2 e mandati di assistenza ai figli che incidono sulle retribuzioni del dipendente.
Valutazioni delle prestazioni, recensioni e incidenti
Se la tua azienda esegue revisioni periodiche delle prestazioni, una copia di ogni recensione relativa a un determinato dipendente deve essere inserita nel file personale del dipendente. Inoltre, nel file devono essere annotati eventuali incidenti relativi a controversie con altri dipendenti o alla direzione, problemi comportamentali, modelli di assenza, scarse prestazioni lavorative e avvertimenti scritti.
Formazione ed educazione
Molte posizioni richiedono una formazione, un'istruzione o una certificazione preliminari e in corso. I datori di lavoro dovrebbero tenere un registro di tutti i programmi di formazione completati da un dipendente. Se al dipendente è stato rilasciato un certificato di completamento per un corso specifico relativo al lavoro, è necessario conservare una copia nel file.
Contatti e vantaggi di emergenza
Tutti i datori di lavoro dovrebbero tenere un elenco di contatti di emergenza per ciascun dipendente in archivio indipendentemente dal fatto che l'ambiente di lavoro sia pericoloso. Inoltre, tutti i benefici associati alla posizione del dipendente dovrebbero essere registrati. Le prestazioni possono includere ferie pagate, assicurazione medica, programmi di rimborso tasse scolastiche e altre coperture.
