Quando si crea un sistema contabile, le imprese e le organizzazioni non profit devono stabilire un quadro per il controllo interno. Il processo di controllo interno aiuta a garantire che il sistema funzioni correttamente e che tutti i dipendenti coinvolti si comportino come previsto. Avere una funzione aziendale così essenziale fornisce una ragionevole garanzia diminuendo la probabilità di errori e salvaguardando i beni dell'organizzazione. A causa della sua importanza, le aziende fanno bene a considerare i principi fondamentali del controllo interno.
responsabilità
Le aziende devono stabilire chiaramente le responsabilità. Assegnare responsabilità specifiche ai singoli assicura che capiscano qual è la loro parte nel mantenere il controllo interno. Se una responsabilità di controllo interno viene costantemente trascurata, un sistema di controllo interno efficace renderà chiaro chi non sta eseguendo un'attività assegnata.
Tenuta del registro
La memoria non è uno strumento infallibile, soprattutto quando si tratta di grandi quantità di informazioni o transazioni. Avere corrette procedure di registrazione consentirà alle aziende di avere una cronologia accurata delle transazioni a portata di mano. Tali dati storici consentono alla società di farvi riferimento in un secondo momento, se viene scoperto un problema o se è necessario un chiarimento.
Assicurazione e legame
Sfortunatamente, anche il miglior sistema di controllo interno non può impedire la perdita di un bene. Assicurando i dipendenti di attività e obbligazioni, un'organizzazione può essere certa che sarà rimborsata per il valore di un'attività se l'attività viene rubata o altrimenti sottratta.
Asset Records e Custody
In un sistema di controllo interno, le persone che hanno accesso fisico a denaro e altre attività non sono le stesse persone che detengono i record relativi a tale risorsa. Se, ad esempio, la persona responsabile della conservazione dei piccoli registri di cassa fosse la stessa persona che aveva la chiave della piccola cassa, sarebbe stato facile per quella persona aiutarsi a versare denaro mentre falsificava il piccolo record di cassa. La persona che conserva i record delle attività non dovrebbe essere in grado di accedere fisicamente alle risorse che sta monitorando.
Responsabilità per le transazioni correlate
A volte, è necessario completare diverse attività per completare una singola transazione. In questo caso, è importante che i diversi dipendenti eseguano ciascuno le attività separate che costituiscono la transazione. Ciò garantisce che più di una persona sia stata coinvolta nel completamento dell'attività, aumentando le probabilità che vengano scoperti errori o atti fraudolenti.
Controlli tecnologici
Allarmi antifurto, tastiere elettroniche e altre funzionalità di sicurezza basate sulla tecnologia possono aiutare le organizzazioni a proteggere le risorse. La tecnologia può spesso andare dove le persone non possono, e possono essere sul posto di lavoro 24 ore al giorno senza richiedere salari o pause extra. Le aziende intelligenti aumentano i loro sistemi di controllo interni con una tecnologia appropriata ed economica.
Recensione indipendente
Le aziende devono rivedere i propri sistemi di controllo interno regolarmente. Questo dovrebbe essere fatto da una persona che non ha eseguito nessuno dei lavori controllati. Un valutatore indipendente può oggettivamente riferire sul lavoro svolto durante il processo di controllo interno e non ha motivo di coprire errori o essere eccessivamente ottimista riguardo alle procedure di controllo.
