Quando si avvia una nuova organizzazione, si costruisce una squadra o si definisce un progetto, è importante sapere quale scopo e quali finalità si intende realizzare. Il documento utilizzato per chiarire questo è chiamato un documento di noleggio.
Cos'è un documento charter?
Una carta è un documento formale che è come una road map per ciò che un'organizzazione, un team o un progetto devono essere e realizzare. Include chi è coinvolto, quali sono gli obiettivi, chi ha l'autorità e su cosa e chi e se c'è un ciclo di vita per il gruppo o il progetto quando è completo.
Un esercizio storico
I documenti di noleggio esistono dal Medioevo. La Magna Carta, che risale al 1215, ha chiarito il ruolo del re d'Inghilterra, mentre stabilisce i diritti per i baroni, gli altri proprietari di proprietà e la Chiesa.
Nel corso della storia, le carte sono state apprezzate documenti che delineavano i diritti organizzativi e di progetto, nonché ciò che doveva essere realizzato. Dalle società noleggiate dotate di poteri reali mentre si accingevano a scoprire il nuovo mondo attraverso i documenti che dettano i diritti coloniali, le carte di ieri sono simili nel quadro dei documenti organizzativi di oggi.
Cos'è una Carta dei progetti?
Una carta del progetto non definisce solo le ambizioni e gli attori di un progetto; protegge la squadra dal temuto "scope creep" che vede molti progetti diventare indisciplinati.
Una carta è redatta prima del piano di progetto; dettaglia gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. Include anche lo sfondo del progetto, spiegando il suo scopo e ciò che deve essere realizzato. La carta delinea la portata del progetto e indica quali sono i deliverable, i compiti che il team è responsabile e i lavori che il team non è tenuto a svolgere. Quest'ultimo aspetto è cruciale nel prevenire "l'insinuarsi" che può portare a responsabilità in continua espansione, che possono infine minacciare le scadenze.
La carta dovrebbe anche dettare leadership, parti interessate e membri del team. Descrive le date critiche nel progetto e il budget, insieme a rischi e ipotesi, oltre a dipendenze e vincoli. Deve chiarire il livello di autorità del project manager, incluso se sono in grado di assumere o licenziare personale. Infine, dovrebbe stabilire un piano di gioco per la comunicazione, compresi i parametri su quanto velocemente ci si aspetta che le risposte siano richieste.
Una carta di progetto è destinata ad essere approvata dalle principali parti interessate e dal management. Dovrebbe ridurre i problemi di comunicazione e fornire una forte luce guida alla vita del progetto. È anche considerato un modo per "vendere" un progetto alla direzione per l'approvazione.
Scrivere una carta della buona squadra
Proprio come una carta del progetto, una carta della squadra dovrebbe realizzare le stesse cose per qualsiasi squadra. I suoi componenti sono simili ma applicati al team piuttosto che a un progetto.
Spiegherà perché il team viene creato e quali tipi di progetti porteranno avanti nel delineare gli obiettivi per il futuro del team e chiarire i parametri per misurare il successo della squadra.
La carta indicherà chiaramente i ruoli - chi è responsabile, quali sono le sue autorità, chi sono i membri del team, quali abilità portano tutti al tavolo e come tali abilità saranno meglio utilizzate. Il documento esaminerà il budget assegnato alla squadra e le risorse a sua disposizione. Inoltre, stabilisce come verifiche e revisioni interne saranno intraprese per quanto riguarda i progressi sui progetti del team, insieme con l'esecuzione delle valutazioni del team e la frequenza degli stessi. Dovrebbero essere delineati anche i metodi e le aspettative di comunicazione.
Una buona carta di squadra dovrebbe aiutare a mantenere i problemi di comunicazione al minimo e mantenere un team focalizzato sui suoi obiettivi.
Charter come forze guida
Il documento di noleggio chiarisce le strutture di potere, stabilisce i piani di comunicazione e fornisce una guida approssimativa sui budget e le allocazioni. Tutto ciò potrebbe essere percepito come un problema al tendine del ginocchio prima ancora di iniziare. Ma la carta aiuta a proteggere i progetti e i team, stabilendo linee guida e chiare aspirazioni e limitazioni su aspettative e ruoli. Un documento charter ben scritto fornirà e proteggerà l'ambito di squadre, progetti e organizzazioni.
