Come scrivere un avviso multimediale e quando inviarlo

Sia che lavori in un dipartimento di pubbliche relazioni occupato per una grande azienda, sia che ti sia stato assegnato per gestire la promozione di un piccolo evento, l'avviso sui media è uno degli strumenti più importanti del commercio. L'avviso sui media è un invito progettato per informare i media sul tuo evento, come una conferenza stampa o una grande apertura, e invogliarli a partecipare. Un avviso sui media differisce da un comunicato stampa, che è un esempio del tipo di copertura che vorresti vedere dopo l'evento.

Aggiungi un titolo al documento che legge "Avviso media". Usa un carattere grande - 20 punti o più alto - tutte le lettere maiuscole e il grassetto per garantire che l'avviso risalti tra tutti gli altri articoli che una redazione riceve ogni giorno.

Includere la data in cui si invia l'avviso e le informazioni di contatto nella parte superiore della pagina.

Descrivi le informazioni di base sull'evento; includere chi, cosa, dove, quando e perché. Rompere ogni aspetto in un paragrafo separato, ciascuno con la propria intestazione.

Usa un linguaggio chiaro e avvincente per descrivere l'evento, ma evita di generare rapporti. Un avviso media è progettato per attirare i media a un evento, non spiegare l'evento o fornire indicazioni sulle notizie.

Stampa l'avviso multimediale sulla carta intestata dell'azienda. Doppio controllo del documento per errori di battitura, di ortografia e grammaticali e conferma che i dettagli dell'evento sono corretti.

Prepara la tua lista di contatti media. Ogni media ha la propria preferenza per ricevere avvisi, ma la maggior parte preferisce fax o e-mail. Conferma che le informazioni di contatto che hai per ogni persona siano corrette per evitare perdite di tempo.

Invia l'avviso media almeno 24 ore prima dell'evento, se possibile. Se l'avviso dei media è per una conferenza stampa dell'ultimo minuto o un'offerta per un esperto su una notizia, mandala il prima possibile, preferibilmente con almeno un'ora o due di preavviso.

Seguire l'avviso di media con una telefonata se si desidera confermare che i media chiave hanno ricevuto l'avviso e hanno pianificato di partecipare o se si sta spegnendo con un breve preavviso.

Pubblica l'avviso multimediale sul sito web della tua azienda e aggiungi informazioni sull'evento ai feed dei social media della tua azienda, se applicabile. Se i media ti seguono online, possono ottenere immediatamente informazioni da tali fonti, il che è particolarmente importante se sono sul campo e non ricevono l'avviso stampato.