Occasionalmente ci sono momenti in cui essere in grado di visualizzare come viene fatto qualcosa lo rende più facile da capire. I diagrammi di flusso del processo identificano ogni fase di un processo in una forma scritta simile a una mappa. I diagrammi di flusso del processo possono essere particolarmente utili quando le organizzazioni desiderano semplificare il flusso di lavoro. Il diagramma di flusso consente ai responsabili delle decisioni di identificare ogni fase del processo e vedere anche l'interazione dei passaggi. Il flowcharting di processo è qualcosa che può essere realizzato in qualsiasi organizzazione.
Articoli di cui avrai bisogno
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Spazio per riunioni
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Carta
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Matite
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Lavagna bianca con pennarelli
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Note "Post it type"
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Software di elaborazione testi
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Software di diagramma di flusso
Riunisci i membri del team in uno spazio tranquillo per le riunioni. Lo spazio dovrebbe essere abbastanza grande da consentire ai membri del team di muoversi, adeguatamente isolato, in modo che la discussione non influenzi il resto dell'ufficio e che una lavagna bianca mostri il flusso del processo come viene discusso. Ogni membro del team dovrebbe anche avere note di carta / matita e "post-it tipo".
Informare il team del processo da tracciare il flusso. Fai in modo che il team rispetti tutti i passaggi del processo. Scrivi i passaggi sulla lavagna bianca. Non preoccuparti di quali passaggi vengono prima o dopo - annota semplicemente ogni fase del processo. Quando tutti i passaggi del processo sono elencati, vieni a conoscenza del team che ogni fase è stata annotata. Scrivi ogni passo su una singola nota "post it type". Cancellare la lavagna bianca.
Decidi quale fase avvia il processo. Attacca quel gradino sul tabellone all'estrema sinistra. Decidi quale passaggio termina il processo. Attacca quel gradino sul lato destro del tabellone. Determina il secondo passaggio del processo e posizionalo appena a destra del primo passaggio. Continuare questo processo con ogni passaggio fino a quando tutti i passaggi del processo non vengono posizionati nel loro ordine sequenziale dal primo passaggio a sinistra fino all'ultimo passaggio a destra. Di solito questo processo richiede un po 'di approvazione tra i membri del team per raggiungere il consenso.
Assegnare simboli appropriati ad ogni fase del processo. Un simbolo ovale viene utilizzato all'inizio e alla fine del processo. Scrivi un ovale sulla nota "post-it type" sul primo e sull'ultimo step del processo. Ogni successiva azione intrapresa viene identificata con il quadrato. Ogni decisione è identificata con un diamante. Vieni al consenso con ogni membro del team su quale tipo di simbolo va su quale nota. Al termine, traccia le linee da ciascuna nota alla nota successiva nel processo.
Analizza il diagramma di flusso. La maggior parte dei processi può essere resa più efficiente una volta che il processo può essere visualizzato su un grafico. Verificare la presenza di passaggi duplicati o interruzioni del flusso di lavoro non necessarie, ad esempio approvazioni del responsabile o riscritture non necessarie.
Utilizzare software di elaborazione testi o software di diagrammi di flusso per creare una copia permanente del processo del flusso di lavoro. Salvare il diagramma di flusso del processo come punto di partenza per futuri miglioramenti del flusso di processo.
