L'elaborazione delle buste paga è un compito multidimensionale che un datore di lavoro deve svolgere. Il datore di lavoro deve rispettare gli standard di retribuzione e orario del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti e le normative fiscali sui salari del Internal Revenue Service. Inoltre, deve soddisfare i requisiti del libro paga dello stato. Avere una checklist per l'elaborazione delle paghe aiuta a garantire la conformità.
Elaborazione del salario
L'elenco di controllo dovrebbe includere le attività di elaborazione delle retribuzioni per ciascun periodo di retribuzione. Questo include tutti i passaggi necessari per elaborare i salari dall'inizio alla fine. Se ci sono più periodi di retribuzione, ad esempio bisettimanale e semestrale, preparare liste di controllo separate per ciascun ciclo di pagamento per evitare confusione. Ad esempio, se tutti i lavoratori orari vengono retribuiti due volte alla settimana e tutti gli impiegati retribuiti sono retribuiti in semimonianza, sarebbero necessari elenchi di controllo separati poiché entrambi i gruppi di pagamento vengono elaborati in modo diverso.
La checklist per l'elaborazione delle retribuzioni può includere dei passaggi per confermare l'invio delle carte del tempo, il calcolo della carta del tempo e l'inserimento delle ore del libro paga nel sistema. Dovrebbe includere un passo per garantire che i lavoratori dipendenti ricevano la paga regolare per il periodo di paga. Inoltre, dovrebbe includere la modifica dei dati sui salari dei dipendenti, come le modifiche agli indirizzi e alle detrazioni, gli adeguamenti salariali, come gli aumenti salariali e gli assegni di annullamento, e la nuova elaborazione di assunzioni e cessazioni. Può anche includere l'elaborazione di retribuzioni supplementari, come straordinari, licenziamenti, premi e commissioni.
Elaborazione detrazioni
Le detrazioni sul libro paga comprendono detrazioni obbligatorie / involontarie. Quest'ultimo significa che la detrazione è giuridicamente vincolante. Le detrazioni statutarie includono le imposte federali sul reddito, la previdenza sociale e la tassa Medicare e, nella maggior parte dei casi, le imposte sul reddito statale. Il datore di lavoro è responsabile di trattenere tali imposte dagli stipendi dei dipendenti. Inoltre, è responsabile per la sua parte delle imposte sui salari. La lista di controllo dovrebbe includere le detrazioni obbligatorie previste. Le detrazioni statutarie includono anche i salari e gli ordini di ritenuta di mantenimento dei figli. Includerli nell'elenco di controllo, se applicabile.
Le detrazioni volontarie sono quelle che la società offre, come le pensioni e le indennità, l'assicurazione sulla vita e l'invalidità, i contributi di beneficenza, le tariffe per i parcheggi, le quote sindacali e il rimborso del prestito. La lista di controllo non deve elencare ogni tipo di detrazione volontaria, ma dovrebbe includere la verifica delle deduzioni volontarie. Una volta che il rappresentante del libro paga acquisisce familiarità con il libro paga, è facile sapere quali detrazioni influiscono su quali dipendenti.
Pay Generation
L'elenco di controllo dovrebbe avere passaggi per la stampa di buste paga e buste paga e generazione del file di deposito diretto. Includere un passaggio per la stampa di un rapporto di pre-elaborazione, che consente al rappresentante del libro paga di ricontrollare e, se necessario, regolare il libro paga prima di stampare gli assegni e prima di generare il file di deposito diretto. Inoltre, se gli stipendi devono essere inoltrati a un individuo specifico dopo l'elaborazione della busta paga, indicarlo nella checklist.
Post produzione
Una volta elaborata la busta paga, i dati rilevanti devono essere archiviati per garantire la conformità alla registrazione. L'elenco di controllo dovrebbe indicare i diversi rapporti sulle buste paga che devono essere archiviati. Inoltre, dovrebbe includere i report necessari per i dipartimenti correlati, come contabilità, finanza e risorse umane. Se è necessaria un'ulteriore interazione con questi o altri reparti, includerla nell'elenco di controllo. Ad esempio, se una società di tassazione esterna gestisce gli affari fiscali della società, la checklist deve includere come inoltrare i file delle imposte sui salari alla società di imposte.
