Un'indagine globale sui salari condotta nel 2013 condotta da Ernst e Young ha rivelato che il 12% degli intervistati ha esternalizzato il proprio stipendio a un unico fornitore. Circa il 28 percento utilizzava un sistema di paghe interne e il 60 percento applicava un modello ibrido, esternalizzando solo aspetti specifici del proprio libro paga e completando il resto internamente. Un servizio di gestione stipendi può essere un'attività redditizia se si prende l'approccio giusto.
Modello di business
Alcune società paghe forniscono servizi solo a specifici tipi di clienti, mentre altri si rivolgono a tutti i tipi di imprese. Dai un'occhiata realistica alle tue qualifiche e risorse e poi decidi sul tuo modello di buste paga. Ad esempio, potresti scegliere come target solo ristoranti, società di costruzioni o piccoli uffici. Se si desidera servire società più grandi come quelle con oltre 1.000 dipendenti, potrebbe essere necessario eseguire compiti complessi, tra cui multistato, più giorni di paga, pignoramento salariale e elaborazione dei vantaggi. Una società più piccola ha più probabilità di avere un giorno di paga, ad esempio settimanale o bisettimanale, e tutti i suoi dipendenti in uno stato. A meno che tu non abbia già assistito una società di grandi dimensioni e abbia un adeguato supporto amministrativo, è probabile che sia difficile trovare tali clienti. Dato che hai appena iniziato, potrebbe essere meglio indirizzare i clienti più piccoli.
Strategie per la scelta dei clienti
Scegliendo accuratamente i tuoi clienti, puoi evitare clienti difficili e incompatibili. Non essere tentato di accettare ogni potenziale cliente che ti viene in mente semplicemente perché sei appena agli inizi. Valutare attentamente i potenziali clienti e prestare attenzione ai segnali di pericolo. Ad esempio, accetta solo clienti con un indirizzo commerciale verificabile e sii cauto con i nuovi clienti che richiedono il deposito diretto il giorno successivo. In quest'ultimo caso, chiedi al cliente di inviarti i fondi del libro paga prima di eseguire la transazione di deposito diretto. Cerca di raggiungere i clienti con libri paga stabili invece di clienti occasionali.
Servizi e struttura dei prezzi
Creare una lista di prezzi e servizi strutturati per scopi di marketing e informativi. I servizi possono includere deposito diretto, assegni in tempo reale, detrazioni di stipendi, guarnizioni salariali, monitoraggio dei tempi di retribuzione, contributi del datore di lavoro, rapporti sui salari e promemoria, self-service dei dipendenti e accesso mobile. Scopri cosa fanno pagare i tuoi concorrenti e rendi competitivo il tuo listino prezzi. Ad esempio, è possibile offrire l'elaborazione degli assegni, il deposito diretto, l'accesso online ai datori di lavoro e ai dipendenti e il deposito fiscale standard per una tariffa mensile fissa. I servizi aggiuntivi, come l'elaborazione W-2 e l'emissione di buste paga di emergenza, comporterebbero costi separati. Esaminare la frequenza di retribuzione del cliente, il numero di dipendenti e la complessità del libro paga quando si stabiliscono i prezzi. Prendi in considerazione l'offerta di incentivi, come prove gratuite e sconti. Investi nel software di gestione stipendi che supporta i tuoi servizi.
Considerazioni legali
Quando si ottengono nuovi clienti, i dettagli di ciascun contratto dovrebbero essere specifici per il cliente. Ad esempio, il contratto dovrebbe indicare la frequenza con cui verranno pubblicati i salari, i servizi che fornirai, le attività a cui il cliente sarà l'unico responsabile, i relativi costi e in che modo verranno gestiti gli errori del libro paga. Ad esempio, l'Internal Revenue Service ritiene che il datore di lavoro sia responsabile per gli errori di imposta sui salari che fa una terza parte, ma alcuni stati ritengono responsabile il fornitore di servizi di gestione stipendi. Se applicabile, registra la tua attività presso lo stato o l'ente governativo locale e ottieni un numero di identificazione del datore di lavoro dall'Internal Revenue Service. Ad esempio, in Arizona, non si soddisfa la definizione di società di servizi di gestione stipendi se i clienti pagano e presentano le proprie tasse.
