Quando si richiede il pagamento da un cliente, vengono utilizzate misure appropriate per creare lettere efficaci da inviare a loro. Le lettere per richiedere il pagamento vengono utilizzate quando un cliente non riesce a pagare una fattura entro la data di scadenza. Più tempo ci vuole per un cliente per pagare una bolletta, più lettere una società scrive a questa persona. Una lettera che richiede il pagamento dovrebbe essere educata, chiara e dovrebbe offrire dettagli sulla fattura in sospeso.
Usa la carta intestata dell'azienda in quanto contiene tutte le informazioni di contatto dell'organizzazione e spesso sembra più formale.
Indirizzo la lettera Includere la data della lettera seguita dal nome e dall'indirizzo del cliente. Rivolgersi alla persona affermando "Gentile", seguito dal nome completo del cliente.
Indica lo scopo della lettera. Una lettera per una richiesta di pagamento dovrebbe comunicare chiaramente questo scopo all'inizio della lettera. Usa un tono professionale e mantieni le parole positive e calde.
Includi dettagli del debito. Indicare la data in cui sono stati forniti i servizi per questo debito, la data di scadenza originaria e l'importo dovuto comprese le eventuali tasse in ritardo. Includi anche il numero della fattura per consentire al cliente di trovare il documento originale più facile. Molte aziende includeranno anche una copia della fattura originale in questo tipo di lettera. Informare il cliente anche sul tasso di interesse per il quale vengono calcolate le tasse in ritardo.
Chiedi al cliente il pagamento. Fai sapere al cliente che è possibile evitare ulteriori addebiti in ritardo pagando l'intero importo entro una data specifica. Chiedi al cliente di chiamarti per prendere accordi se non è in grado di effettuare il pagamento per intero entro questa data. Includi il numero di telefono e l'estensione diretta, se necessario. Includi anche il tuo indirizzo email e offri la sua corrispondenza in questo modo se il cliente desidera.
Grazie al cliente. Offri la tua gratitudine al cliente se il pagamento è già stato fatto e ringrazia il cliente in anticipo per l'invio di un pagamento immediato. Spiega al cliente che se ha qualche domanda, non dovrebbe esitare a chiamarti in merito a questo problema.
Firmare la lettera Concludere la lettera scrivendo "Cordiali saluti", seguito dal tuo nome e titolo.
